Prosjektarkiv

Prosjektportalen PIL og prosjektdokumentasjon

Lørenskog kommune bruker prosjektportalen PIL, basert på Sharepoint, til alt prosjektarbeid i kommunen. Portalen er bygd opp slik at den følger Difi sin prosjektveiviser med maler tilpasset Lørenskog kommune. Prosjektportalen er et arbeidsrom for prosjektarbeid og et godt ledelsesverktøy, men er ikke et arkiv. 

All arkivverdig prosjektdokumentasjon må arkiveres manuelt i sak-/arkivsystemet Websak. Det er prosjektleder sitt ansvar å sikre at det skjer. 

Alle beslutninger, godkjenninger, forpliktelser mm. som påvirker prosjektets omfang eller retning eller kan fungere som dokumentasjon i ettertid skal arkiveres. Dokumenter som følger med beslutningspunktene ved hver faseovergang skal alltid arkiveres. For å sikre at godkjenningen er dokumentert bør godkjenningsfunksjonen i Websak brukes. 

Tips

• Arkivering skal i prinsippet skje fortløpende for å ivareta innsynsretten og kravet til en gjennomsiktig forvaltning. Ved overgang fra en fase til en annen, gå gjennom all dokumentasjon og sikre at alt som dokumenterer hva som er gjort og hvordan prosjektet går videre er arkivert. Det som arkiveres i andre sammenhenger skal også arkiveres fra prosjektportalen (anskaffelser, leveranser, rapporter, beslutninger etc.). Skal godkjenningen dokumenteres – bruk godkjenningsfunksjon i Websak. 
• Opprett journalposten i Websak og bruk dra og slipp-funksjonen for å arkivere