Arkivets oppgaver og ansvar

I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker".

Organisering av arkiv

Arkivtjenesten i Vågan kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste underlagt Servicetorget. Arkivar som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er knyttet til Servicetoget. 

Ledere/merkantil i ytre enheter/etater er ansvarlig for de fysiske arkivserier som til en hver tid befinner seg der,
ytre enheter/etater har daglig ansvar for dokumentasjon som skal registreres i fag systemer.

Ansvarlige

Kommunalsjef Stab/Støtte er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter.

Arkivleder er til daglig den faglige ansvarlige for utøvelsen av oppgavene i egen organisasjonsenhet.

Det skal være én merkantil i hver journalførende enhet som er ansvarlig for arkivdanningen i enheten.

Servicetorgmedarbeider er ansvarlig for å utføre oppgavene i enheten når arkivar ikke er tilstede

Ansvar for oppgavene

Arkivleders hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen og foretakene.

Arkivleder har derfor ansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i kommunen.

Arkivleder ansvar gjelder all slik dokumentasjon enten den er papirbasert eller elektronisk.

I enheter som selv registrerer klientpost i fag systemer, skal det være en arkivmedarbeider som er delegert lederfullmakt for arkivdanning i enheten. Denne har det daglige ansvaret for at postbehandlingen og arkivleging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Det skal kjøres ut postjournal hver dag fra fag systemene som viser inngående og utgående brev fra fag systemet.

Arkivleder sitt ansvar for utførelse av oppgavene er å:

• sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra (journalføring)
• sikre at arkivet dokumenterer en saks opprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
• offentlig journal - kvalitetsikring av postliste før publisering. 3 dager forsinkelse. Dette gjøres av servicetorgmedarbeidere hver dag.
• sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
• sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

Arkivar har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.

Arkivleder sine daglige oppgaver

• utføre det løpende arkivarbeidet, postfordeling, skanning, journalføring og kvalitetssikring i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
• utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
• sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
• utføre arkiv leggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
• delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.

- oppfølging og kontroll er å:

• sørge for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjons kontroll).
• sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger
• sørge for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
• holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
• utføre kassasjons arbeidet i tråd med gjeldende retningslinjer.