Rutinebeskrivelse - innkommet post - papir
- Innkommet papirpost sorteres av dokumentsenteret
- Arkivposten åpnes av dokumentsenteret
- Posten skannes den dagen den kommer inn.
- Det er laget skanning-ark for hver ukedag.
- Etter skanning, kontrolleres skanningen mot skannet digitalt resultat, av samme person.
- Så legges papirene i en omslagmappe som merkes med ukedag,dagens dato og signeres for kontrollert.
- Mappen med dagens post legges i hyllesystem på dokumentsenteret som er merket med ukedager.
- Metadata på skanningen erstatter stempel på papirene
- Arkivarene sorterer ut returpost som sendes tilbake til postrommet.
- Innkommet papirpost føres i sakssystem av arkivar.
- Offentlig postliste på Elverum kommunes internettsider legges ut kl. 14.00. Post som blir ført etter kl. 14.00 kommer ut på postlista dagen etter.
- Offentlig postliste kontrolleres to ganger av to arkivarer før den legges ut.
- Kontrollen dokumenteres og signeres
- Interne notater kommer ikke ut på offentlig postliste.
|
|