|
Papirutgaven av innkallingen er klar etter punkt 3 - påse att alle vedlegg er med. Den orginale papirutgaven av innkallingen skannes og kopieres. Kopier: Kopieres i 3 eksemplarer. ( + ett par ekstra til evt. journalister som kommer på møtet) Kopi 1 = Legges i hylle utenfor servicekontorskranke, til publikum Kopi 2 = Legges i internposthylle til Astafjord lønn og regnskap Kopi 3 = Påføres "Perm" oppe til høyre og settes i perm i hylle. Skannes: Skannes fra kopimaskinen til egen mail. Kommer da opp som ett PDF vedlegg. Vedlegget lagres på teams, under Politikk og kanalen det tilhører. Pass på at dokumentet får riktig navn. "Innk FSK xx xx xx" (dato) Logg inn på hjemmesiden, legg dokumentet inn i møtekalenderen. Send en epost ( epostadresseliste finnes på postmottak mail-konto) med link til hjemmesiden hvor dokumentet finnes. " Innk fra FSK xx xx xxx ligger nå på ---- " (link til hjemmesiden) Orginalen splittes opp. Forsiden settes i perm hvelvet i permen til utvalget fremst. (som en påminning at protokoll ikke er laget) Siden med godkjenning av protokoll kastes. Godkjenning av referatsaker-siden legges inni grønn omslag der det er papirkopi av alle ref. sakene. Selve sakene (arkene) med evt. vedlegg legges tilbake i hver sin hvit omslagsmappe. Omslagsmappen påføres saksnr. og legges i stigende rekkefølge etter hverandre ( bunke) Den grønne omslagsmappen i bunn og foran sakspapirene legges frammøtelisten. Denne stabelen settes i en sort kassett som står på arkivskapene (kassett merket med riktig utvalg) Sett de litt foran de andre, slik at de synes godt for den som skal hente. Permen med originale protokoller og permen med møtegodtgjørelse settes ved siden av. NB: Til kommunestyret legges det i koffert ( står under bordet) ikke kassett ( siden de skal ut av huset) |