|
PAPIRUTGAVEN Papirutgaven av protokollen er klar etter punkt 2. Den orginale papirutgaven (som er underskrevet av møtesekretær og godkjent av leder) skannes og kopieres. Kopier: kopieres i 3 eksemplarer. Orginalen legges i plastlomme med toppåpning og settes i perm i hvelv. Hvelv Reol 1 hylle 1 og 2. Kopi 1 = Legges i hylle utenfor servicekontorskranke, til publikum Kopi 2 = Legges i internposthylle til Astafjord lønn og regnskap Kopi 3 = Påføres "Perm" oppe til høyre og settes i perm i hylle. Kopi 3 brukes til gjennomlesning mens punkt 3,4,5,6... gjøres. Andre papir: Kladden av protokollen fra møtesekretær og oppmøtelista legges for seg selv i hvelvet, reol 3 hylle 4. For å ha som en liten backup, i tilfelle det oppdages feil i ettertid. ELETRONISK UTGAVE Skannes: Skannes fra kopimaskinen til egen mail. Kommer da opp som ett PDF vedlegg. Vedlegget lagres på teams, under Politikk og kanalen det tilhører. Pass på at dokumentet får riktig navn. " Pro FSK xx xx xx" (dato) Logg inn på hjemmesiden, legg dokumentet inn i møtekalenderen. Send en epost ( epostadresseliste finnes på postmottak mail-konto) med link til hjemmesiden hvor dokumentet finnes. " Pro fra FSK xx xx xxx ligger nå på ---- " (link til hjemmesiden) Orginalen som er i plastmappe oppbevares i perm hvelv og tas med på neste møte i råd/utvalg for underskriving av deltakere (sak 1 - godkjenning av protokoll) |