|
Utdrag frå arkivlova: «Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. « Det er innhaldet som bestemmer om kommunikasjonen skal journalførast og arkiverast, ikkje utforminga, formatet eller dei tekniske spesifikasjonane til mediet. SMS og chat Ei tekstmelding eller chatmelding kan vera eit saksdokument for organet som både har verdi som dokumentasjon og underlagt sakshandsaming, og då gjeld journalføringsplikta. Meldingar på sosiale medium Sosiale medium er ei felles betegning på alle nettstader der brukarane sjølv skater innhaldet eller er aktivt med i kommenteringa av innhaldet. Mangen kommuner og statlige virksomheter har oppretta profiler på sosiale medium i tillegg til de ordinære offisielle nettstedene sine. Denne kommunikasjonen mellom innbyggere og offentlige virksomheter skal alltid vurderast med hensyn til arkivering og journalføring. Rutiner for oversending SMS og Chat til fellestenesta for journalføring: Alle som har kommunal mobiltelefon har ei løysing på mobilen der ein kan ta Screenshot bilder. Deretter kan dette bildet sendast til fellestenesta for vurdering av journalføring. Denne rutinen gjeld fram til kommunen tar i bruk andre løysingar. |