| Hendelse
|
Arkiv
|
Konsekvenser
|
Ansvar
|
| Det planlegges større omorganiseringer. Et eksempel kan være overgang til foretak, kommunesammenslåing eller andre større endringer.
|
Arkivet skal involveres i god tid på forhånd.
|
Konsekvenser for arkivorganiseringen, endringer i sak-/arkivsystemet, arkivplanens innhold og i tillegg endring av arkivansvar og arbeidsforhold.
|
Rådmann 3.4.1
|
| En virksomhet skal legges ned
|
Arkivet involveres sammen med virksomhetsleder/systemansvarlig for å vurdere uttrekk av bevaringsverdig materiale i fagsystem
|
- Tap av arkivmateriale
|
Kommunaldirektør/ virksomhetsleder
|
| - Manglende informasjon til arkivplan
|
3.4.1/3.4.2 og systemansvarlig
|
| - Følger vi loven?
|
|
| Ved intern omorganisering og navnebytte (Eksempel kan være sammenslåing eller splitting av virksomheter
|
Arkivet skal ha relevant informasjon i god tid før iverksettelse
|
Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet
|
Kommunaldirektør/ virksomhetsleder
|
| Manglende informasjon i arkivplan
|
3.4.1/3.4.2
|
| Saksbehandlere bytter arbeidsplass internt i kommunen
|
Arkivet må varsles
|
Manglende oppdatering i sak/arkivsystemet
|
Virksomhetsleder 3.4.2
|
| Saksbehandlere slutter eller går ut i lengre planlagte permisjoner
|
Arkivet varsles i god tid før siste arbeidsdag.
|
Manglende oppdatering i sak/arkivsystemet både når det gjelder ferdigstilling av saker og dokumenter
|
Virsomhetsleder (3.4.2) har ansvar for at saksbehandler rydder i egne saker, ferdigstille dokumenter osv.
|