|
Her er en forklaring på når du skal bruke utgående brev og når du skal bruke notater, og hvilken type møtereferat. En forklaring på når du skal bruke utgående brev og når du skal bruke notater, og hvilken type møtereferat Pr i dag har vi 1 arkivskaper i ESA:I Lavangen kommune inngår alle enheter og avdelinger Utgående brev:Ved korrespondanse til personer/virksomheter utenfor kommunen skal utgående brev benyttes.
- Når Lavangen kommune sender et dokument til andre utenfor kommunen skal utgående brev benyttes
- Sender vi dokument som skal både til saksbehandlere/enheter innenfor Lavangen kommune og eksterne mottakere skal utgående brev benyttes
- Ansatte regnes som eksterne mottakere - utgående brev skal brukes
Vi har 2 typer notater:
- Notat N – krever oppfølging og havner under ”Mine restanser” til mottaker (Avsender krever at mottaker ”svarer” på notatet.)
- Notat X – krever ikke oppfølging og havner under ”Til orientering” til mottaker.
Når vi sender et dokument innenfor arkivskaperen skal vi bruk Notat, enten X eller N. Sendes dokumentet til mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes. Møtereferat:Mal for møtereferat finnes både som utgående brev og som notat. Gjelder møtereferatet personer utenfor ”arkivskaperen” må det skrives som et utgående brev. Er det mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes. Av og til gjelder møtereferatet kun internt innenfor arkivskaperen men navnene på møtedeltakerne finnes ikke i ESA. Da kan notat brukes og møtedeltakerne/kopimottakerne settes kun i selve tekstdokumentet og ikke på journalpostnivå. |