Leders ansvar i ESA

Ansvar

Beskrivelse

Forankre bruk av ESA i egen enhet/avd

Leder har ansvar for at enhetens/avd bruk av ESA er forankret i egen enhet

Overholde frister

Leder har ansvar for at frister som er satt ESA, samt lovpålagte saksbehandlingsfrister overholdes.

Arkivering av arkivverdig dokumentasjon

Leder har ansvar for at arkivpliktig dokumentasjon blir sendt servicekontoret (for lagring i ESA) eller i annet fagsystem.

Bestille brukertilganger for saksbehandlere

Leder må bestille brukertilganger til ESA for nye saksbehandlere.

Opplæring av nye saksbehandlere

Leder har ansvar for at nye saksbehandlere gjennomfører opplæring i ESA

Fordeling av enhetens post

Leder skal sørge for at saker og dokumenter som kommer til etatens/avd postkasse (papir,epost, osv) blir fordelt til en saksbehandler for videre oppfølging

Omfordeling

Leder må sørge for å omfordele etatens/avd saker og dokumenter til andre saksbehandlere i sin enhet dersom det blir behov for dette (for eksempel ved sykdom, ferie, hvis en ansatt slutter, m.m.).

Restansekontroll i ESA

ESA har rapportfunksjoner som gir ledere mulighet til å skaffe seg en fullstendig oversikt over

• All korrespondanse inn og ut av egen enhet
• Hva som ikke er besvart (restanseliste), og
• Dokumenter som er under arbeid hos den enkelte saksbehandler

 Leder må holde seg oppdatert på enhetens restanseliste og foreta restansekontroll minimum 1 gang pr. måned

Oppfølging av ansatte som slutter

Når en ansatt slutter må leder i god tid før sluttdato inntrer sjekke om

• Den ansatte har dokumenter som er under arbeid og som ikke vil bli ferdigstilt før han/hun slutter
• Den ansatte har dokumenter som ennå ikke er besvart (dette vises på restanseliste)
• Den ansatte er registrert som ansvarlig på saker som ikke er avsluttet

 Leder må sørge for å omfordele til ny ansatt både

• De dokumentene som fremdeles er under arbeid, og som saksbehandler ikke rekker å avslutte innen sluttdatoen
• Ubesvarte dokumenter

Sakene som ikke er avsluttet