Glemt Passord?

Postliste på hjemmesiden

Versjon:

Godkjent dato:

Godkjent av:

Hvorfor offentlig postjournal? 

  • Det er pålagt å ha en offentlig journal tilgjengelig for publikum og presse
  • Sikrer større åpenhet og mulighet for innsyn i kommunens aktiviteter, noe som er en styrke for demokratiet
  • Lavagnen kommune skal praktisere meroffentlighet

Om offentlig journal

  • Det skal daglig produseres en offentlig journal på kommunens hjemmeside
  • Etter offentliggjøring blir den liggende i 3 måneder
  • Offentlig journal skal kvalitetssikres av minimum to personer
  • Offentlig journal er en oversikt over kommunens korrespondanse som er registrert i ESA
    • Inneholder dokumenter inn / ut, søknad på stilling og notat.
    • Det er kun dokumentopplysninger som legges ut
    • Innsyn i teksten av dokumentene gis etter bestilling
  • Om et dokument er unntatt offentlighet skal det likevel framkomme på offentlig journal
    • Sensitive eller taushetsbelagte opplysninger skal skjermes og det skal vises til rett lovhjemmel
    • Det kan likevel bes om innsyn i dokumenter som i utgangspunktet er unntatt fra offentlighet

 

Rutine for

Produsere og kontrollere rapport av offentlig journal    

Ansvarlig

Arkivarer/servicekontoret

Hyppighet

Helst hver dag

Det er lagt inn en forsinkelse på 2 dager etter faktisk journalføring for at det skal være mulig å kvalitetssikre  opplysningene som skal framkomme på offentlig journal

Beskrivelse

Produsere rapport  

  • Rapporten for offentlig journal for aktuell dato kontrolleres og genereres via ESA scanning, ved hjelp av funksjonen ”rapport” - journalpost -postliste.
  • Velg forhåndsvisning, skriv inn ønsket dato i begge datofeltene
  • Velg følgende:

I - innkomne

N - notat

U - utgående

I - søknad på stilling

  • klikk utfør

Se gjennom og sjekk:

Skal avsender/mottaker skjermes?

Dersom dokumentet ER skjermet, sjekk at alle felt/linjer (til, linje 2 på sakstittel og innhold) har ******  at ingen navn eller personopplysninger vises. Dersom noe er synlig, noter ned saksnr eller løpenummeret, avslutt postliste.
Gå inn på dokumentet å påfør skjerming der det mangler. (at linje to, adressefelt og gruppe er riktig og rosa) Lagre.
Åpne postlisten igjen I N U I - se gjennom en gang til. Er dokumentet blitt skjermet nå?

Etter man selv har sett igjennom den og kontrollert, skrives den ut. En kollega får papirutgaven, ser igjennom og har øyne nummer to for kvalitetssjekk at ingenting unntatt offentlig er synlig. Kollegaen sier fra om noe må rettes eller skjermes. Dersom noe må skjermes, rettes dette opp som i avsnitt over.

Den ferdige kontrollerte rapporten overføres til hjemmesiden for publisering av offentlig journal.

Publisering:

  • Klikk overfør til portal, klikk på nytt de fire punktene I, N, U, I og deretter ok. Lukk bildet. (det kommer varsel om at X-antall journalposter er overført EDB sak og Arkiv Portal, klikk ok) Lukk ESA.

Logg inn på den kommunale nettsiden, velg fanekort "kommune", deretter "postlister", skriv inn datoen(e) du har sjekket og trykk generer. Det produseres linje(r) med genererte postliste(r). Disse postlistene sendes nå en epost til postmottak. Lukk nettsiden.

Gå til postmottak-mailen. Se etter mail fra avsender NoReply@custompublish.com  Klikk på linken som kommer opp, nå åpnes dagen du har kontrollert. Bla gjennom og kontroller en gang til, helt sikker på at alt er ok? Klikk "Godkjenn journalen".

Godkjenn journalen - er du sikker? - klikk Ok dersom sikker.

Nå overføres den til hjemmesiden.

 

 

     

     

     

     

     

Annet:

  • Dersom taushetsbelagte opplysninger er kommet ut på nettet følges egen rutine for å slette dokumenter fra hjemmesiden 

Kommentarer/Hjemmel

Offentlighetslova Forvaltningsloven Personopplysningsloven kap. II   (tilbake)