Glemt Passord?

Skanning av inngående post
Formål

Formålet med denne rutinen er å sikre at:

  • Saksbehandler mottar all post elektronisk via ESA og at dokumentene blir bevart for ettertid
  • Utgående dokumenter blir lagret i ESA for bevaring for ettertiden og for publisering i offentlig journal
  • Politiske saksframlegg, sakslister og protokoller blir elektronisk tilgjengelige for utvalgssekretærer, medlemmer i politiske utvalg og for publisering på hjemmeside

Alle dokumentene stemples – stemplet inneholder:

  • Mottatt dato
  • Lavangen kommune

Lovverk
FOR 1998-12-11 nr 1193: FORSKRIFT OM OFFENTLEGE ARKIV § 2-6. Journalføring og anna registrering

Ansvar:
All registrering og skanning av innkomne papirdokumenter skal utføres av servicekontoret.

PC med scanner står på eget rom. Logg på med bruker" Servicelav", det er her lisensen for scanning ligger. (derfor MÅ det være denne brukeren ved scanning av post) Passord og brukernavn står påklisteret ene "foten" til ene skjermen.

Logges inn på K2000 Ver7. Som er et eget ikon på skjermen. Det logges inn med vanlig (personlig) brukernavn og passord for ESA. For å skille denne skanne-versjonen med den versjonen det jobbes i til vanlig: Skanneversjonen har følgende navn: Kontor 2000 (EDB Sak og Arkiv Windows) V7.g - ESA_1920PROD. Den Windowsversjonen man jobber i heter: Kontor 2000 (EDB Sak og Arkiv Windows) V7.0i - ESA_1920PROD. Det er alså den med G i navnet som skal brukes til skanning.

Servicekontoret tar et søk og vurderer:
Opprettelse av ny sak (vær helt sikker på at det ikke eksisterer sak fra før, søk utallige varianter før det opprettes ny sak)
Registreres inn på tilhørende sak

  

Opprettelse av ny sak:

Velg "ny sak"

  • Tittel
  • Arkivkode
  • Saksbehandler (da kommer organisasjonsenhet: avdeling/tjenestested automatisk)  
  • Dersom saken er unntatt offentlig skal det skjermes. Tilgangsgruppe (Lavangen kommune har opprettet flere grupper, dette for å styre tilganger i gruppen og mot den arkivdelen den tilhører) Hjemmel (ofl.§ 13)Gradering kommer automatisk etter avhuking av hjemmel. I et lite felt mellom 13 og G som noen ganger på skrives en 0 inni for å få det skjermet.  Når det er riktig er linje 2 og adressefeltet rosa.
  • Lagre

Registrering på allerede eksisterende sak:

Finn saken det skal inn på, høyreklikk på ett dokument. velg "Ny journalpost" eller "kopi av journalpost" om det er samme avsender allerede registrert.

  • Saksbehandler (da kommer organisasjonsenhet: avdeling/tjenestested automatisk)  
  • I for Innkommet (type)
  • Datert dato påføres ( datoen som står på brevet)
  • Dersom dokumentet er unntatt offentlig skal det skjermes. Tilgangsgruppe (Lavangen kommune har opprettet flere grupper, dette for å styre tilganger i gruppen og mot den arkivdelen den tilhører) Hjemmel (ofl.§ 13)Gradering kommer automatisk etter avhuking av hjemmel. I et lite felt mellom 13 og G som noen ganger på skrives en 0 inni for å få det skjermet.  Når det er riktig er linje 2 og adressefeltet rosa.
  • Lagre

Rutine

Arkivet registrerer og skanner dagens inngående post. Etter endt registrering og skanning får dokumentene dokumenttype I (inngående) og journalstatus J (journalført).
Oppgave går da til saksbehandler – ligger da under "mine oppgaver" hos saksbehandler

Unntak

  • Vedlegg større en A3 format eller annen avvikende form.
  • Svak håndskrift blir ofte vanskelig å lese ved sort/hvit-skanning. Det kan være lurt å forsøke ta kopi, å scanne kopien.

Dokument som ikke kan skannes

Eksempler på dokument som ikke kan skannes:

  • Bøker
  • Innbundne utredninger/rapporter
  • Anbudsdokumenter
  • Store kart/tegninger (større enn A3)

Dokument som er i format eller omfang som ikke kan skannes, leveres til ansvarlig saksbehandler i papirutgave.Det kan tas kopi av første side - hvis mulig - som skannes inn. I merknadsfeltet påføres at papirdokumentet er oversendt/levert til saksbehandler. 

Dokumenter som avtaler/skjemaer som skal underskrives eller fylles ut, sendes til respektive og scannes etterpå.  

Bevaring av papirversjonen
Lavangen kommune har halvelektronisk arkiv, så all papir skal ivaretas.

Unntak: Juridisk bindende kontrakter / dokument til tinglysing må sendes saksbehandler i original for underskrift/behandling og videresending til Tinglysningen.

Byggesaksarkiv, delingsarkiv, jord/skog og plansaker er papirbasert arkiv. Dokumenter som er journalført, skannet og elektronisk arkivert legges direkte i arkivet. Arkivlegges etter gjeldende arkivordning. (Avlevering skjer både på papir og elektronisk.)

Skanning av dagens post/skannerutine

Se også Postmappe

  1. Fjern stifter, binderser, tape og evt ”gule” lapper.
  2. Dersom ”gul”lapp inneholder beskjed til saksbehandler må denne kopieres over på A4-ark og skannes sammen med hoveddokumentet.
  3. Pass på at arket ligger riktig i forhold til lengderetning. A3-ark foldes ut og glattes slik at de ikke krøller seg i materen. Ark som er A5 eller mindre kopieres til A4.
  4. Malnavn, fanekort 4 = PDF
  5. Lagre
  6. Papirdokumentet. Påfør stempel oppe til høyre, skriv inni med blå eller sort penn. Saksnummer (eks: 18/234-7), løpenummer(eks 1689), arkivkode (fanekort 3) (eks 233 A02) Initialene til saksbehandler (eks BHY) og evt kopimottakere (fanekort 2 - dobbelklikk i feltet, velg Ny  -skriv inn initialene på saksbehander og huk av for kopi og  deretter Ok / dersom en kopimottaker skal fjernes. Stå på navnet (blått felt) og klikk Fjern og deretter Ok.
    Dersom dokumentet skal refereres i utvalg, gå til fanekort 6 og velg utvalg i Ref.utvalg. Det skal påføres på papirdokumentet. (eks Ref Leve) Lagre
  7. Tekstdokument, velg ny
  8. (PixEdit åpner av seg selv)Velg aktuell funksjon på skanneren (forhåndsvalgt filskanning ensidig med blandede ark) Skanne, skanne (Nb: maskinen bruker litt tid på å skanne)
  9. Se over kjapt at alle dokumentene er med.
  10. De skannede dokumentene overføres til ESA ved å trykke egen knapp "Arkiver i EDB SAk og Arkiv".
  11.  Velg så "Skanning ferdig. Oppgave behandligsansvarlig legges ut"

Kvalitetskontroll av skanning i PixEdit (DAGLIG) og registrering i ESA (STIKKPRØVER)

Kontroller at

  • det elektroniske dokumentet er lagt i rett sak
  • korrekt gradering, hjemmel, tilgangskode og skjerming er lagt inn
  • antall sider som er skannet inn stemmer med papirkopien (husk dobbeltsidige dokumenter)
  • vedlegg er registrert riktig
  • hele det innskannede dokumentet er lesbart/har tydelig skrift
  • siden - om nødvendig - er rettet opp
  • dokumentet har fått riktig registreringsdato
  • forfallsdato er lagt inn (hvis registrert i dokumentet)
  • riktig adressat og hele adressen er påført
  • avsenders referanse er lagt inn (hvis registrert i dokumentet)
  • det er påført i merknadsfeltet hvis saksbehandler har fått papirversjonen
  • det ikke er skrivefeil

Fordeling av inngående post Ved feil påført sakebehandler, plikter mottaker å sørge for at riktig saksbehandler blir påført i ESA. Dersom saksbehandler er i tvil om rett saksbehandler avklares dette med leder.

Midlertidig arkivering Skannede dokument skal ikke sendes saksbehandler i papirform, men legges rett i arkivet. Ved nye saker skrives saksomslag ut som vanlig, og alt legges på riktig plass i arkivet.

Feil

Dersom det i ettertid oppdages at journalposten er registrert og skannet i feil sak, flyttes dokumentet elektronisk over i rett sak og deretter scannes på nytt.

Dersom det kommer opp varsel om at PixEdit ikke får kontakt med skanner: Åpne PixEdit - Skanne - Velg skanner - merk det samme nr som som står på selve skanneren. ( Cannon DR-G1100 Twain)

Dersom du får DDE-feilmelding, er du innlogget som feil bruker. Bytt bruker til servicelav.

Frigjøring av dokument:

Dersom det ikke oppnås kontakt med skanner, vil dokumentet "henge seg opp" ( det kan skje ved andre anledninger også, ikke bare i scann) Det må da logges inn på ESA adm./ Klikk på system, velg Dokumentproduksjon og deretter Frigi dokumenter. De kommer nå opp en liste over alle som enten er under arbeid eller som har "hengt seg opp". Her er det viktig å ikke frigi feil, sjekk initialer og finn din(e) klikk på den du skal frigi ( den blir da blå) og velg knappen Frigi. Nå er dokumentet sluppet løst. Gå så tilbake til skanne-ESA, stå i riktig dokument (blåbilde) velg tekstdokument og deretter slett. ESA spør om du vil slette innholdet i dokumentet, du svarer ja. Nå er det "opphengte" dokumentet helt frigitt og du kan scanne det på vanlig måte.