|
Versjon: 1 Godkjent dato: Godkjent av: Hovedregel Saksbehandling skal ikke foregå i sosiale medier. Dersom dette mot formodning likevel skjer, må kommunikasjonen arkiveres manuelt inn i sak/arkivsystemet. Fremgangsmåte ved arkivering av kommunikasjon fra sosiale medier
|
Pkt
|
Beskrivelse
|
| 1
|
Vurder om kommunikasjonen er et saksdokument eller om den har verdi som dokumentasjon. For å avgjøre dette kan man stille følgende spørsmål:
- Er det gjenstand for saksbehandling?
- Har jeg behov for å finne tilbake til dette ved en senere anledning?
- Har noen andre behov for å finne tilbake til dette ved en senere anledning?
- Er det viktig at offentligheten får tilgang til dette?
- Vil kommunen ha et forretningsmessig behov for å lagre informasjonen?
- Finnes det lover, forskrifter eller andre juridiske retningslinjer som pålegger lagring?
- Kan det komme erstatningskrav til kommunen hvor denne kommunikasjonen kan være relevant?
Dersom svaret er ja, skal kommunikasjonen arkiveres og journalføres.
|
| 2
|
Journalføring og arkivering kan gjøres på to måter: 1. Skjermbilde
- Se om det finnes en sak fra før av, eller opprett en ny sak.
- Ta skjermbilde av kommunikasjonen, skriv ut og scann inn i ESA.
- Kvalitetssikre at alle opplysninger er med.
2. Kopiere teksten til Word eller annet tekstbehandlingsprogram
- Se om det finnes en sak fra før av, eller opprett en ny sak.
- Kopier tråden som skal arkiveres ved å markere teksten, høyreklikk og trykk "Kopier"
- Lim inn i for eksempel et Word-dokument, skriv ut og scann inn i ESA
- Rediger bort uvesentlig uro i dokumentet.
- Kvalitetssikre at alle opplysninger er med.
|
Journalføringsplikten:
- Arkivforskriften § 2-6:
- Det skal være en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter
- Tre betingelser for at et dokument er journalføringspliktig:
- Det må regnes som et saksdokument for organet, definert i offentlighetsloven § 4
- Gjelder dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for organet
- Og kun dersom dokumentet er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon
- Organinterne dokument journalføres i den grad organet finner det tjenlig
Hvorfor
- Journalføring er en forutsetning for at den allmenne innsynsretten kan anvendes i hht Offentlighetsloven
- Dvs. publikum eller andre offentlige organer
- Åpen og gjennomsiktig forvaltning
- Ryddighet i forhold til håndtering, oppbevaring og gjenfinning av dokumenter
- Et verktøy for å kontrollere hvordan saker blir fulgt opp, behandlet og arkivert
Innsynsretten:
- All informasjon er åpen for alle dersom det ikke er gjort unntak fra offentlig innsyn med hjemmel i lov.
- En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokument, er en forut setning for offentleg diskusjon og dermed for demokrati
- Ved hjelp av offentlige journal kan innbyggere finne frem i saker og gå rett til kildene
Registrering av e-post
- Integrasjon mellom Outlook og ESA 7.0 er ikke muli, så saksbehandler som mottar og skal behandle e-post sørger for å videresende til postmottak for registrering inn i ESA
|
|