|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og journalført. Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling og journalføring. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor:
- Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert av arkivtjenesten.
- Kontrollere at dokumentet er lesbart (bra skannet)
- Kontrollere at dokumentet er blitt registrert inn på riktig sak
- Kontrollere om det skal tilføyes noen kopimottakere
- Saksbehandler er ansvarlig for å påføre eventuelle unntak for innsyn og unntakshjemmel
- Ha ansvaret for at arkivverdig post de skriver blir journalført. Ekspederes sakspost fra saksbehandlers e-post må de selv sørge for at blir journalført inn i ESA
- Mottak av E-post sørger saksbehandler selv for at blir elektronisk journalført
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem, eventuelt i manuell journal, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler skal selv registrere utgående brev, interne notater, møtereferater og e-post
- Saksbehandler har ansvar for å behandle dokumentene de mottar i ESA
- Lage svar
- Foreløpig svar
- Avskrive med kode
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet. Arkivtjenesten sørger for å sette tilbake utlånsaker
|
|