| Tiltak
|
Om tiltaket
|
Gjennomføringsperiode
|
Ansvar
|
| Ferdigstille utrulling av ePhorte til vidaregåande skular og tannhelse
|
Dei vidaregåande skulane har innført ePhorte på elevmapper, skal implementere for resten av sakshandsaminga hausten 2018. Tannhelse skal få opplæring i ePhorte våren 2018
|
Pågåande, ferdigstillast innan november 2018
|
Dokumentsenteret
|
| Eit postmottak for heile Hordaland fylkeskommune
|
Når dei vidaregåande skulane og tannhelse er på ePhorte, skal ein innføre felles postmottak for HFK. Plan for sjølve gjennomføringa klar hausten 2018
|
Pågåande, årsskiftet 2018/2019
|
Dokumentsenteret/
|
| Styrke informasjon om og opplæring i Arkivplanen
|
- Informasjonsmøte til alle i Sentraladministrasjonen om Arkivplanen 6. juni
- Informasjonsmøte til tilsette ved dei vidaregåande skulane og tannhelse om Arkivplanen
-
Oppfriskingskurs i ePhorte vår og haust 2018 med teori- og praksisdel for å sikre at fylkeskommunen har eit fullstendig og etterretteleg saksgang, journal og arkiv som speilar oppgåvene vi
jobbar med
|
Informasjonsmøte for tilsette i sentraladministrasjonen er 6. juni. Informasjonsmøte for dei vidaregåande skulane og tannhelse oktober 2018. Oppfriskingskurs i ePhorte veke 16: 5 kurs, veke 18: 4 kurs, veke 23: 5 kurs, veke 35: 5 kurs, veke 37: 5 kurs, veke 39: 5 kurs
|
Fylkesarkivet
|
|
Integrasjonar
|
Utviding av dokumentfangst til journal og arkiv. CERT-skuleskyss Planar for: VIGO-voksen, VIGO-fagopplæring, KGV-Visma innkjøpssystem
|
Pågående
|
Dokumentsenteret/IT/ Skyss/ Opplæringsavdeling
|
| Automatisering av journalføring
|
Innføring av fleire skjema slik at spørsmål, søknader o.l. kjem direkte i ePhorte
|
Pågående
|
Alle avdelingar i HFK
|
| Endre mappestruktur til hendingsbasert struktur på saksmapper for personell, elevar og klientar
|
Sikre meirinnsyn. Vert viktig i arbeidet med felles saks- og arkivsystem i den nye fylkeskommunen
|
Pågåande. Ferdig 1. januar 2020
|
Delprosjektet Arkiv og dokument ( arbeidsgruppe med representantar frå arkiv og IT i SFFK og HFK)
|
| Gjennomgang av rutinar og retningsliner
|
Rutinar og retningsliner skal vere tilgjengelege, forståelege og i samsvar med gjeldande lovar og forskrifter.
|
Pågåande mars 2018-30. september 2018
|
Dokumentsenteret
|
| Kartlegging av fagsystem og aktive arkiv
|
Del ar regionsprosessen og delprosjektet Dokument og arkiv
|
Pågåande
|
Delprosjektet Dokument og arkiv
|
| Kartlegging og avlevering av arkiv ved dei ytre einingane før avlevering til Depot
|
Del av overgang til ePhorte og regionsprosessen. Arbeidet startar opp igjen hausten 2018
|
Haust 2018-vår 2019
|
Fylkesarkivet v/Depot
|
| Utarbeiding av retningsliner for avlevering før flytting for administrasjonen i HFK
|
I samband med rehabilitering av administrasjonsbygget frå og med 1. januar 2020, må kontor ryddast.
|
- november 2018
|
Depot
|
| Avlevering av alt fysisk arkivmateriale frå Dokumentsenteret til Depot
|
I samband med flytting
|
Hausten 2019
|
Fylkesarkivet
|
| Samarbeidsprosjekt med Museum Vest
|
|
Pågående
|
|
| Bevarings- og kassasjonsplan
|
Utarbeidast for den nye fylkeskommunen i samarbeid med Sogn & Fjordane
|
Ferdigstillast oktober 2019
|
Fylkesarkivet i Hordaland og fylkesarkivet i Sogn og Fjordane og arkivtenesta.
|
| Vidareutvikle strategi for eDepot
|
Strategi for eDepot må sjåast på i samanheng med revidering av bevarings- og kassasjonsvurdering elektroniske arkiv for HFK
|
Ferdigstillast mars 2019
|
IT-arkivar
|
| Elektronisk signering
|
Oppgradering av ePhorte
|
Hausten 2018
|
|