|
Formål med rutinen: Rutinen skal sikre at:
- post til Lavangen kommune hver dag blir sortert, åpnet og fordelt til riktig mottaker
- arkivpliktig post blir journalført i ESA
- post til enheter med egne fagsystemer blir sendt til dem uten unødig opphold
Hyppighet: Hver dag Hvor foregår: Postrom og servicekontor Hjemmel: Arkivforskriften § 3-19 Posten ankommer hver dag mellom 09.30 – 10.00. Enten kommer postbudet inn, eller så slippes den ned i luken fra utsiden. Nøkkelen til denne postkassen er merket "post". Denne posten skal sorteres i posthylla.
|
Pkt.
|
Beskrivelse
|
Ansvarlig
|
| 1
|
Generelt
- Kommunens fysiske postmottak er sentralisert. Post til Lavangen kommune kommer til sentralt postmottak på servicebygget.
- Innbyggere kan også levere post i postkassen utenfor hovedinngangen. Postkassen sjekkes daglig.
- Post/kopirommet på servicebygget er inndelt i hyller for alle enheter hvor man kan legge post som ikke skal skannes i ESA
|
|
| 2
|
Mottak av mistenkelige pakker/brev
- Varsles rådmann for videre håndtering. Ved meget stor mistanke kontaktes politiet umiddelbart på tlf. 112 for videre veiledning og håndtering.
|
servicekontoret/rådmann
|
| 3
|
Mottak av brev med trusler
- Ved mottak av brev med trusler mot ansatte eller tjenester vurderes i hvert enkelt tilfelle. Rådmann informeres umiddelbart for videre håndtering.
|
servicekontoret/rådmann
|
| 4
|
Grovsortering
- Post som ikke er journalføringspliktig, f.eks. aviser, blader osv legges i enhetens posthylle
- Post og reklame som ikke er personlig adressert, returneres eller kastes
- Post adressert med personnavn før enhetsnavn åpnes ikke. Denne posten videresendes til mottaker med mindre det er gitt fullmakt til at servicekontoret kan åpne. Mottaker returnerer post til servicekontoret for registrering hvis dokumentet er journalføringspliktig.
- Post adressert til følgende enheter legges uåpnet i enhetens posthylle:
- Barnevern (sort kasse)
- Fagforeninger
- Frivilligsentralen
- Fysioterapi
- Fysio/ergo barn
- Helsestasjonstjenester
- Kemner (videresendes til Gratangen kommune)
- Kirkevergen
- Kommunalt hjelpemiddellager
- Kommunelegen
- Legetjeneste
- Lønn/regnskap
- NAV
- Ordfører
- Oppvekstkontoret
- PRO
- PPT
- Rus/psyk
- Presisering av generelle postrutiner for behandling av enkelte dokumenter, se i punkt 8 nedenfor.
|
servicekontoret
|
| 5
|
Finsortering
- All resterende post som er adressert til følgende enheter åpnes og gjennomgås
-
- Byggesak/teknisk avd
- Rådmann/rådmannens stab (sentraladministrasjon)
- Servicekontoret
- Post som ikke er journalføringspliktig legges i enhetenes posthylle
- Post som er arkivpliktig, skilles ut og klargjøres for journalføring. Se postmappe
|
servicekontoret
|
| 6
|
Intern post
- Hver enhet henter og leverer selv egen post til postrommet, brune omslagskonvolutter merket med "Intern post" benyttes som omslag internt i kommunen. Omslaget ligger oppå postsorteringshylla. Navn til intern mottaker påføres.
- Internpost som er arkivpliktig, leveres servicekontoret.
|
servicekontoret
|
| 7
|
Personlig levert post
- Saksbehandler som mottar arkivpliktig post personlig, har ansvar for at denne blir registrert i ESA eller i annet fagsystem
|
den enkelte saksbehandler
|
|
|
|
|
| 8
|
Håndtering av enkelte dokumenter/pakker
- Postkasse utenfor hovedinngangen sjekkes daglig
- Anbud åpnes ikke, men konvolutten stemples med dato, påføres klokkeslett for mottakelse, signeres og helst leveres personlig til aktuell mottaker (som oftest er teknisk etat)
- Brev fra sykehus legges direkte til mottaker (legekontor/helsesøster/PRO- avd)
- Varsel om rekommandert brev, legges til mottaker brevet er adressert til. Står det bare Lavangen kommune, legges det til servicekontoret.
- Liten pakke legges i hylle til rett enhet.
- Større pakker merkes med enhetens navn, mottaksdag og settes på bordet på postrommet - forsøk å ring mottaker i tillegg.
|
|
|