|
Formål med rutinen: Sikre at e-post til kommunens offisielle e-postmottak blir åpnet/sjekkes fortløpende hele dagen hver dag. Deretter bli håndtert i henhold til gjeldende lovverk Hjemmel: Forvaltningsforskriften, Arkivforskriften § 3-19
|
Pkt.
|
Beskrivelse
|
Ansvarlig
|
| 1
|
Kommunens e-postmottak
- E-post til Lavangen kommune kommer til kommunens e-postmottak. Det er opprettet 2 adresser som går til samme innboks (en postkasse) som servicekontoret håndterer: postmottak@lavangen.kommune.no og post@lavangen.kommune.no
- For å få tilgang til disse epostene, må brukerstøtte ( IKT) ha gitt deg brukertilgang. Da må du logge deg inn som deg selv enten via kontorpc (kommer opp i egen meny il venstre) Eller via Office.com. Når du står inne i din egen mail, (klikker du på bildet/din bokstav oppe i høyre hjørnet og velg alternativ "åpne en annen postboks"). En boks åpnes nå og du skriver postmottak i denne boksen og velger åpne.
|
servicekontoret
|
| 2
|
Mistanke om virus i e-post (spam)
- Virus kommer via linker, filer og vedlegg til eposter. Hvis det kommer mistenkelige eposter må det ikke trykkes på linker i disse eller åpnes eventuelle vedlegg. Kontakt IT brukerstøtte dersom tvil/nødvendig.
|
servicekontoret/IKT-avd
|
| 3
|
Mottak av meldinger med trusler Ved mottak av meldinger med trusler mot ansatte eller tjenester informeres rådmann umiddelbart (Rutiner etter beredskapsplanen)
|
servicekontoret/rådmann
|
| 4
|
Ikke-arkivverdige e-poster
- Reklame slettes, er det tvil om det er reklame - videresend til aktuell saksbehandler for avgjørelse.
|
servicekontoret
|
| 5
|
Arkivverdig e-post
|
servicekontoret
|
| 6
|
Bekreftelse på at henvendelse er mottatt
- Dersom avsender ber om bekreftelse på at henvendelsen er mottatt, skal den gis snarest etter at henvendelsen er mottatt med egen signatur i Outlook
- Henvendelsen registrert som et saksdokument, skal inneholde opplysning om saksnr som må benyttes ved senere kontakt. Tekst ved bekreftelse av e-post: «Vi har mottatt din henvendelse. Ved senere henvendelser bes saksnr oppgis.»
|
servicekontoret
|
| 7
|
Behandling av e-poster som er feilsendt eller har mangler
- Dersom en e-post er sendt til oss som feil adressat, skal meldingen videresendes korrekt adressat med kopi til avsender. Dersom det ikke er mulig å videresende, returneres den med opplysning om at vi ikke er korrekt adressat
- Dersom det er feil/mangler ved en henvendelse (feil filformat, mangler eller feil ved opplysninger, vedlegg mm), skal avsender gis beskjed om dette dersom det har betydning for behandling av henvendelsen.
|
servicekontoret
|
|
|