|
Generelt Både kommunens egne virksomheter og det generelle publikum har, i tråd med gjeldene bestemmelser om offentlighet og innsynsrett, tilgang til eldre og avsluttet arkiv som er avlevert til arkivdepot (Arkiv i Troms). Forvaltningens egen bruk Selv om eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot har kommunens forvaltning tilgang til og innsyn i de dokumentene og opplysningene som den har behov for i saksbehandlingsøyemed. Som regel vil man kun ha behov for kopier av tidligere behandlete saker og dokumenter, noe som ekspederes raskt av Arkiv i Troms personale. Hvis det ut fra saksbehandlingshensyn er behov for tilbakelån av originalt arkivmateriale fra arkivdepot, skal dette skje iht. bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kapittel 5. Regler for tilbakelån Alt tilbakelån skal gå gjennom kommunens arkivleder (fagleder arkiv), som er tillagt ansvaret for å ivareta denne funksjonen på en sikker måte.
- Arkivleder skal stå for bestillingen, og skal motta og kvittere for materialet.
- Mengden som lånes ut er begrenset.
- Materiale som er skadet (defekt), eller i relativt dårlig stand, lånes vanligvis ikke ut.
- Låneperioden skal ikke være lengre enn det som er nødvendig av hensyn til bruken.
- Materialet skal returneres så snart saksbehandlingen er fullført.
- Både utlånet og tilbakeleveringen skal dokumenteres.
- Arkiv i Troms skal til enhver tid ha oversikt over materiale som er tilbakelånt til arkivskapende organer.
- Tilbakelånt materiale skal ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos det arkivskapende organ.
- Tilbakelånt materiale skal oppbevares i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften. Hvis dette ikke lar seg gjøre, kan Arkiv i Troms gjøre materialet tilgjengelig gjennom skanning eller ved kopiering.
- Tilbakelånt materiale skal ikke lånes videre til andre uten samtykke fra Arkiv i Troms.
- Elektronisk materiale lånes ikke tilbake. I stedet skal det produseres kopier for bruk.
Publikums bruk av eldre og avsluttet arkiv Regler for bruk av utlånt arkivmateriale i kommunens lokaler
- Mindre mengder arkivmateriale kan, i spesielle tilfeller, lånes tilbake for å gjøre arkivmaterialet tilgjengelig for personer som har vanskelig for å besøke Arkiv i Troms`s lesesal.
- All bruk skal skje i kommunens lokaler, og under oppsyn.
- Det er ikke anledning til privat hjemlån av arkivmaterialet.
Alle brukere skal orienteres om følgende:
- Bruk av originalt arkivmateriale krever varsomhet fordi dette er uerstattelig.
- Mat og drikke skal ikke stå på samme bord som arkivmaterialet
- Protokoller og dokumenter skal ligge på et bord når de er i bruk.
- Åpne protokoller skal ikke legges oppå hverandre.
- Arkivmateriale skal ikke brukes som skriveunderlag.
- Det skal ikke settes merkes i arkivmaterialet med penn, blyant eller lages bretter i arkivsakene.
- En skal være varsom når en blader i protokoller og dokumenter, og ved åpning og lukking av protokoller.
- En bør bruke bokstativ ved bruk av protokoller.
- En bør bare åpne en arkivboks om gangen, og passe på at rekkefølgen i dokumentene ikke blir endret.
- En skal aldri fjerne noe av innholdet, og melde fra hvis man mener noe ligger feil eller mangler.
- En bør ha rene og tørre hender, bruk gjerne hansker.
- Det er anledning til å kopiere vederlagsfritt fra materialet. Arkivpersonalet sørger for at dette skjer i kontrollerte former.
- Personer som får innsyn i taushetsbelagt eller gradert materiale skal legge fram dokumentasjon på at søknad er innvilget. De skal også vise legitimasjon, og skrive under på en taushetserklæring.
- Bruk av arkivmateriale på Arkiv i Troms`s lesesal
Regler for bruk av arkivmateriale på IKATs lesesal finnes på Arkiv i Troms nettsider. Bruk av materiale som inneholder sensitive opplysninger Regler for bruk av arkivmateriale som inneholder sensitive opplysninger, det vil si taushetsbelagt eller gradert informasjon finnes på Arkiv i Troms nettsider. |