Avlevering av papirbasert arkivmateriale

Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS skal avlevere arkiv til sine eigne depotlokalar. Retningslinene for avlevering av arkivmateriale til depot hjå Ikah bygger på kommunen sine avleveringsreglar (jf. Arkivforskrifta § 5-12og § 5-4) og Riksarkivarens Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner.

Avleveringstidspunkt

Vanleg administrativt arkiv skal avleverast til depot etter 25 år.

Klargjering

Materialet som skal avleverast skal handsamast på følgjande måte:

• Møtebøker og vedtaksbøker som er produsert som lausblad, skal bindast inn. Møtebøker der referata er limt inn i protokollar er ikkje arkivhaldbare, og ein skal ta kopi av desse før overføring. Kopien skal avleverast saman med originalen
• Kopibøker og utskrifter av journalar skal bindast saman og leggjast i arkivboksar
• Saksdokument skal leggjast i omslag eller mapper i samsvar med strukturen i arkivet. Omslag og mapper skal vere påført informasjon om innhaldet: arkivkode, saksnummer, sakstittel e.l.
• Omslag/mapper skal vere av syrefritt papir. Eit omslag kan vere eit A3-ark som er bretta på midten og lagt rundt dokumenta
• Arkivmaterialet skal vere kassasjonsbehandla og arkivavgrensa
• Materialet skal reingjerast for smuss og støv, plast, plastomslag, merkelappar med lim (t.d. ”post-it”), tape og binders skal fjernast. Stifter treng ikkje å fjernast

Pakking og merking

Arkivmateriale som ikkje skal bindast inn, skal handsamast på følgjande måte:

• Materialet skal leggjast i arkivboksar som er godkjent av arkivdepotet
• Materiale som ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal pakkast på forsvarleg måte i samråd med arkivdepotet
• Alt arkivmateriale skal vere reingjort før overføring
• Materialet skal merkast med etikettar av arkivhaldbart papir. Etikettane skal limast på med lim som er godkjent av Riksarkivaren. Sjå lenke til informasjon om lim her
• Etikettane skal innehalde informasjon om arkivskapar, arkivserie, innhald, ytterår og arkivstykkenummer

Avleveringslister

Arkivdepotet har utarbeida standardiserte avleveringsskjema. Arkiv som skal avleverast skal vere registrert på desse listene på denne måten:

• Kvar arkivserie skal førast på ei eiga liste, med opplysningar om arkivskapar, arkivserie og ytterår. Listene skal vidare gi oversyn over arkivstykka i serien, med informasjon om nummerering og innhald
• Dersom delar av materialet er unnateke frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av arkivlistene
• Innhaldet i kvar enkelt arkivboks skal registrerast på mappenivå
• Kontroller nøye at avleveringslistene samsvarer med innhaldet i arkivboksane
• Avleveringslistene er grunnlaget for den bestandsoversikten som Ikah til ein kvar tid skal ha over materialet som oppbevarast hjå Ikah

Gjennomføring og godkjenning

Daglig leiar samordnar arbeidet med å klargjere arkivmateriale til avlevering. Depotansvarleg tildeler plass i depot.