|
|
|
MOTTAK AV POST
|
| Post
|
|
Post til kommunen skal sendes:
Værøy kommune
v/avdeling og eventuelt navn
Sørland 33
8063 Værøy
|
|
|
|
|
| Arkivtjenesten
|
1
|
Henter posten hos servicetorget.
|
|
|
|
|
| Alle
|
|
Alle avdelinger som direkte mottar arkivverdig post har ansvar for at denne blir levert til arkivtjenesten umiddelbart.
|
|
|
|
|
|
|
|
ÅPNING OG SORTERING
|
| Arkivtjenesten
|
2
|
Posten blir åpnet av personalet på servicetorget/arkivtjenesten.
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Etter at posten er åpnet blir den sortert:
- Arkivverdig post
- Arkivuverdig post Disse avdelingene har posthylle på rådhuset:
- Rådmann
- Ass.rådmann
- Ordfører
- Varaordfører
- Kommunekassen
- Teknisk etat
- Vaktmestertjenesten
- Vannverk
- Kulturkontoret
- Bibliotek
- Skole
- Barnehage
- Folkehelsekoordinator
- Pleie- og omsorgstjenesten
- Fysioterapeut
- Psykiatrisk sykepleier
- Helsestasjon
- Legekontor
- NAV
- Menighetskontor
- Eldreråd
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Aviser, tidsskrifter, brosjyrer og annen arkivuverdig post blir lagt i posthyllene til de rette avdelingene.
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap blir lagt i posthyllene til de rette avdelingene.
|
|
|
|
|
|
|
6
|
Personlig adressert post blir lagt uåpnet i posthyllene til de rette avdelingene, med mindre annet er avtalt. Viser det seg og være arkivverdig post skal mottaker følge retningslinjene for arkivverdig post som er mottatt personlig (se "Alle" under steg 1).
|
|
|
|
|
|
|
7
|
Hastesaker blir skannet og registrert med en gang dokumentet blir mottatt.
|
|
|
|
|
|
|
8
|
Post som er kommet feil blir returnert eller sendt til rette vedkommende.
|
|
|
|
|
|
|
9
|
Gradert post må behandles etter gjeldende retningslinjer. Se forskrift om offentlege arkiv §10
|
|
|
|
|
|
|
10
|
Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes før etter nærmere beskjed.
Konvoluttene påføres dato og klokkeslett for når sendingen er mottatt.
|
|
|
|
|
|
|
11
|
Arkivverdig post som skal arkiveres i fagsystem legges i posthyllen til rett avdeling.
Avdelingen har ansvaret med å arkiver arkivverdig post i fagsystemet.
|
|
|
|
|