|
|
|
MOTTAK AV E-POST
|
| E-post
|
|
Det er felles e-postmottak for Værøy kommune.
E-postadressen er: postmottak@varoy.kommune.no
|
|
|
|
|
| Arkivtjenesten
|
1
|
Servicetorget/arkivtjenesten har ansvaret for e-postmottaket.
|
|
|
|
|
| Alle
|
|
Saksbehandlere som mottar e-post direkte kan selv arkivere arkivverdig e-post,
hvis ikke skal arkivverdig e-post sendes til e-postmottak for arkivering.
|
|
|
|
|
|
|
|
ÅPNING OG SORTERING
|
| Arkivtjenesten
|
2
|
E-posten blir åpnet av personalet på servicetorget/arkivtjenesten.
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Etterhvert som e-postene åpnes blir de vurdert og sendt videre til de ulike avdelingene, dette gjelder all mottatt e-post. Med mindre annet er avtalt.
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Viser det seg at videresendt e-post fra e-postmottak er arkivverdig e-post skal mottaker følge retningslinjene for arkivverdig e-post, (se "Alle" under steg 1).
|
|
|
|
|
|
|
5
|
E-poster som servicetorget/arkivtjenesten anser som hastesaker og arkivverdige skal skannes og registrert med en gang. Deretter videresendes e-posten til saksbehandler med informasjon om at e-posten er arkivert, og viser til saksnummer.
|
|
|
|
|
|
|
6
|
Hvis postmottak mottar e-poster som er kommet feil skal avsender varsles om dette.
Hvis avdelinger mottar e-poster som ikke tilhører dem skal de enten sendes videre til rett mottaker,
eller sendes til servicetorget/arkivtjenesten med informasjon om at de ikke er rett mottaker av e-posten.
|
|
|
|
|
|
|
7
|
Gradert e-post må behandles etter gjeldende retningslinjer. Se forskrift om offentlege arkiv §10
|
|
|
|
|