Glemt Passord?

Rutiner for generell saksbehandling - Vågan, Moskenes, Værøy og Røst

1

Formål

s.3

2

Omfang

s.3

3

Ansvar/myndighet

s.3

4

Rollebeskrivelse

s.3

4.1

Rollen Leder i WebSak

s.3

4.2

Rollen Saksbehandler/saksansvarlig i WebSak

s.3

5

Definisjoner

s.4

5.1

Begreper

s.4

5.2

Forkortelser

s.4

5.3

Dokumenttyper

s.5

5.4

Statuskoder

s.5

5.4.1

Status saksnivå

s.5

5.4.2

Status dokumentnivå

s.5

6

Offentlighet

s.6

6.1

Dokumenter unntatt fra offentlighet

s.6

6.1.1

Tilgangskoding av dokumenter og saker

s.6

6.1.2

Interne dokumenter generelt

s.6

6.1.3

Interne dokumenter og publikum/presse

s.6

6.1.4

Interne dokumenter og politikere

s.7

6.1.5

Interne dokumenter og part i saken

s.7

6.1.6

Dokument som inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt

s.7

6.1.7

Unntak på grunn av dokumentets innhold.

s.7

6.1.8

Oppretting av personregistre

s.8

6.2

Tilgangsbegrensning i Websak

s.8

7

Dokumentflyt i WebSak

s.8

8

Rutine for leder og stedfortreder

s.9

8.1

Fordeling av inngående post

s.9

9

Rutiner for saksbehandler

s.10

9.1

Svar på inngående dokument

s.10

9.2

Rutiner for saksbehandlere, ledere og arkivtjenesten

s.11

9.2.1

Utgående brev i ny sak

s.11

9.2.2

Utgående brev i eksisterende sak

s.12

9.2.3

Inn. og utgående e-post

s.13

9.2.4

Motta og sende kopier internt via WebSak

s.14

9.2.5

Interne notater

s.14

9.2.6

Restanseoppfølging

s.14

9.2.7

Tilgangskoding av dokumenter

s.15

9.2.8

Referere/orientere et dokument til utvalg

s.16

9.2.9

Saksbehandling av delegerte saker og partsbrev (svarbrev)

s.16

9.2.10

Saksbehandling av politiske saker og utskrift av partsbrev (svarbrev)

s.17

9.2.11

Referere saker til politikerne

s.18

9.2.12

Presedenssaker

s.18

10

Intern kontroll/avviksbehandling

s.19

11

Referanser og vedlegg

s.19

12

Dokumenthistorikk

s.19

 

1. Formål

Formålet med dokumentet er å:

- Beskrive generelle leder- og saksbehandlerrutiner for bruk av WebSak.

- Etablere et grunnlag for utvikling av saksspesifikke rutiner for bruk av WebSak.
  De saksspesifikke rutinene vil dokumenteres direkte i WebSak tilknyttet definerte saksprosesser.

 

2. Omfang

Denne rutinen gjelder for alle brukere av WebSak.

 

3. Ansvar/myndighet

Kommunearkivar er ansvarlig for denne rutinen.

 

4. Rollebeskrivelser

 

4.1. Rollen Leder i WebSak

Lederfunksjoner utøves av ansatte som er tilsatt i lederstilling, er tildelt nestlederfunksjon eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta en eller flere ledelsesfunksjoner. Også i WebSak forutsetter utøvelse av ledelsesfunksjon at det foreligger en hjemmel/fullmakt.
Leder/stedfortreder vil generelt ha oppdateringsrettigheter for alle saker og dokumenter innen egen administrative enhet. Kan enkelt endre arkivpersonale sitt framlegg til saksbehandler og tilgangskode. De felter som kan oppdateres, kommer automatisk fram i de enkelte dialoger i systemet. Rollen innebærer også å kunne fordele dokumenter og skrive dokumenter på vegne av andre.

Alle ledere skal ha en stedfortreder ved. ev. sykdom, ferier og permisjoner slik at de funksjoner og prosesser som leder har ansvar for ikke stopper opp ved slike tilfeller. På grunn av en stedfortrederrolle står mange av punktene i denne rutinehåndboken slik: Ansvar: Leder/stedfortreder.

 

4.2. Rollen Saksbehandler/saksansvarlig i WebSak

Saksbehandler vil normalt bare kunne oppdatere egne dokumenter.
Saksbehandler kan enkelt endre tilgangskode på journalpostnivå.

Saksansvarlig har imidlertid utvidede rettigheter for alle dokumenter i saken.
For saksbehandler kommer det klart fram i det enkelte skjermbilde hvilke felter som kan oppdateres.

 

5. Definisjoner

5.1. Begreper

Ofte brukte begreper i dokumentet:

WebSak er Værøy kommunes system for elektronisk
-     journalføring
-     arkiv
-     saksbehandling
-     utvalgsbehandling

Saksbegrepet i forbindelse med forvaltningssaker er en hendelse som krever en eller annen form for aktivitet fra forvaltningsorganet. Opphavet til en sak kan være inngående brev, personlig henvendelse, e-post, telefon eller en henvendelse fra politisk eller administrativt organ/ledelse. Begrepet har sin bakgrunn i forvaltningsloven, og må ikke forveksles med politisk sak (utvalgssak), da en sak (forvaltningssak) ofte kan resultere i flere politiske behandlinger.

Sak (i WebSak) består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter som er knyttet sammen under et felles saksnummer.

Journalpost er registreringen av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I WebSak er en journalpost alltid tilknyttet en (arkiv)sak.

Dokument er brev, notater eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Saksdokument, med tilhørende vedlegg er tilknyttet en journalpost. Et saksdokument kan være knytt til en eller flere journalposter i samme sak eller i forskjellige saker.

Avskrivning betyr å registrere opplysninger til et dokument om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er avsluttet.

Saksbehandler er i WebSak-sammenheng et samlebegrep for alle som mottar arkivverdig post, skriver notat, brev med mer i WebSak. Det innebærer også at kommunens politiske og administrative ledelse i denne sammenheng også faller inn under begrepet saksbehandler.

Part er en person, en gruppe av personer eller organisasjoner som en avgjørelse i en sak retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder.

 

5.2. Forkortelser

Ofte brukte forkortelser: 

SB = Saksbehandler

ARK = Arkivtjenesten

LED = Tjenesteleder

SF = Stedfortreder

MS = Møtesekretær

RÅD = Rådmann

ORD = Ordfører   

 

5.3. Dokumenttyper

I-inngående: Med inngående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas av virksomheten og som er arkivverdige, dvs. danner grunnlag for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Inngående er også dokumenter som er arkivuverdig, dvs. dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

U-utgående: Med utgående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som virksomheten produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel innbyggere, departementer, samarbeidsparter, leverandører osv.

N-notat: Interne dokumenter (korrespondanse mellom tjenesteenhetene) som krever oppfølging og avskriving i journalen. N-notat kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker ikke er tilknyttet WebSak.

N-notat fremkommer ikke på dagens postliste men må vurderes opp mot offentlighetsloven. Ikke avskrevet N-notat fremkommer på restanseliste, og N-notat skal avskrives.

X-notat: Interne dokumenter (korrespondanse mellom tjenesteenhetene) som ikke krever oppfølging og avskriving i journalen.

X-notat fremkommer ikke på dagens postliste men må vurderes opp mot offentlighetsloven. X-notat skal ikke avskrives og kommer ikke på restanselista.

S-Saksdokument: Med saksdokument menes alle dokumenter som brukes til å skrive fremlegg til vedtak ved politisk behandling og til å skrive vedtak ved administrativ behandling av en sak.

5.4. Statuskoder

5.4.1. Status saksnivå

R - Reservert = Reservert av saksbehandler

B - Behandles = Under behandling

A - Avsluttet = Saken avsluttet

U - Utgår = Saken utgår

X - Unntatt fra prosesstyring = Saken skal ikke underlegges normal prosesstyring

 

5.4.2.Status dokumentnivå

Status inngående dokument:

M - Midlertidig journalført av arkivtjenesten

S - Registrert i førstehånd av saksbehandler eller leder

J - Journalført eller kontrollert av arkivtjenesten. Standardverdi ved ferdig registrering av nytt dokument i arkivet.
     Dokumentet vil deretter inkluderes i den offentlige journalen i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler.
     I WebSak vil dokumenter med status J vises umiddelbart i saksbehandlers innboks og eventuelt restanseliste.
     Dersom dokumentet skal fordeles av leder/stedfortreder, utelater arkivet saksbehandlers initialer på dokumentkortet.
     Dokumentet vil da vises i lederens liste over dokumenter til fordeling.

Status egenproduserte dokumenter:

U-utgående dokumenter, N- og X- – notat  og S-saksdokument:

R - Reservert = Markerer at dokumentet som er registrert, er reservert av leder/SB.

F - Ferdig fra leder/SB = Når dokumentet er kontrollert og godkjent av leder/SB.

 

6. Offentlighet

Ifølge kommunelovens § 4 er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for et levende lokaldemokrati. Ønske om arbeidsro og frykt for kritikk må ikke være til hinder for dette.

”Meroffentlighetsprinsippet” skal ligge til grunn ved gradering. 

Med meroffentlighet menes at saker/dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven, skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger.

Alle tilsatte i kommunen skal derfor praktisere ”meroffentlighet” i alle saker/dokumenter som kan ha allmennhetens interesse.

Når arkivtjenesten endrer en sak fra reservert til under behandling skal arkivtjenesten alltid vurdere og komme med forslag om tilgangkode. Likeledes når arkivtjenesten journalfører et inngående dokument, skal arkivtjenesten alltid vurdere dokumentet og  komme med forslag om tilgangskode. Det er leders ansvar at tilgangskode av en sak eller et dokument er i henhold til loven.

 

6.1. Dokumenter unntatt fra offentlighet

6.1.1. Tilgangskoding av dokumenter og saker

Offentlighetslovens intensjon er at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt de ikke skal unntas i henhold av lov.

Hele saker skal bare unntas offentlighet hvis ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken.

 Tilgangskoding er leders ansvar.

Arkivtjenesten skal foreslå evnt. tilgangskode av et dokument, men det er lederen sitt ansvar at tilgangskoden er korrekt. Når et dokument er journalført, vil den bli tilgjengeliggjort i den i offentlige journalen.

6.1.2. Interne dokumenter generelt

Det er viktig å huske at interne dokumenter N, X kan – ikke skal unntas fra offentlighet.
Jfr. offentlighetsloven §3

6.1.3. Interne dokumenter og publikum/presse

Alle interne dokumenter (N og X) av mer offisiell art, interne dokumenter som er en del av et saksfremlegg i en utvalgssak og interne dokumenter som har betydning for saksbehandlerens konklusjon og som tilhører arkivsaker som ikke er unntatt fra offentlighet i utgangspunktet, skal være offentlige.

 

6.1.4. Interne dokumenter og politikere

Politikere skal ha adgang til å få oversikt over alle interne dokumenter (N, og X) som har betydning for den saken de skal eller har vært med på å vedta, også interne dokumenter unntatt fra offentligheten.

 

6.1.5. Interne dokumenter og part i saken

Alle parter i en sak skal i utgangspunktet ha tilgang til alle interne dokumenter (N og X), i saken.
Det skal være svært tungtveiende grunner for at et internt dokument ikke skal kunne utgis til partene i en sak.

 

6.1.6. Dokument som inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt

Opplysninger i saker/dokumenter som er underlagt taushetsplikt, skal unntas fra offentlighet.

Hensikten er ikke å unndra hele dokumentet fra offentlighet, men å sørge for at opplysninger som er taushetsbelagte ikke kommer uvedkommende i hende. Hvis et dokument er unntatt fra offentligheten, skal lovhjemmel for unntaket opplyses. Jfr. offentlighetsloven §13.

6.1.7. Unntak på grunn av dokumentets innhold

Taushetsplikt har også som formål å verne om rikets sikkerhet eller hindre at opplysninger som kan være til skade for forretningsmessige forhold, blir offentlige.

Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser. Jfr. offentlighetsloven §12

 

6.1.8. Oppretting av personregistre - Personopplysningsloven

Registrering av personopplysninger skal være saklig begrunnet. Personopplysningslovens §31 slår fast når og hvordan melding om opprettelse av personregistre og behandling av personopplysninger skal meldes til Datatilsynet.

6.2. Tilgangsbegrensning i WebSak

Avhengig av tilgangskoding gradering og avskjerming som er satt på sak og dokument vil alle som er registrert som bruker i WebSak automatisk få lov å lese all offentlig informasjon. Opplysninger som er unntatt fra det offentlige vil bare være tilgjengelig for de som har utvidede rettigheter i systemet.

 

I kommunen brukes følgende :

U - Unntatt fra offentlighet

P - Unntatt fra offentlighet (for personalsak)

E - Unntatt fra offentlighet (for elevsak)

 

I kommunen brukes følgende skjerming i journalposter:

1. Skjerming av dokumenter og filer
2. Som kode 1 + linje 2 i sakstittel og tittel skjermes
3. Som kode 2 + klassering og avsender/mottaker skjermes.

 

7.    Dokumentflyt i WebSak

 

Mottak og registrering av dokumenter:
  • Dokumenter som arkivtjenesten registrerer og/eller skanner i WebSak, vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig.
  • Dokumenter som saksbehandlerne selv oppretter/registrerer i eksisterende eller ny sak,
    vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig for brukerne av systemet.
  • Alle andre dokumenter som den enkelte mottar direkte, skal straks sendes arkivtjenesten for registrering og skanning.

 

Ekspedering:
  • Når saksbehandleren produserer et dokument som krever godkjenning, sendes dokumentet til leder for godkjenning.
    Lederen foretar rettelser/kommentarer og returnerer det godkjente dokumentet tilbake til saksbehandler.
    Dokumentet skrives ut og leveres til lederen for underskrift der saksbehandler ikke er delegert ansvar.
    Dokumentet kan også være elektronisk godkjent og trenger derfor ikke underskrift.
  • Saksbehandleren ekspederer det signerte dokumentet. 
  • Arkivtjenesten oppdaterer den elektroniske journalen.

  

8. Rutine for leder og stedfortredere

8.1. Fordeling av inngående dokumenter

Oppgaver:

Fordeling av dokumenter, som ikke er fordelt av arkivtjenesten.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Leder/Stedfortreder. Hver dag fra arbeidsdagens start.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Innkommende dokumenter distribueres elektronisk til saksbehandlere.

LED
  1. 2.     

Kontrollere at alle I-inngående dokumenter skal til denne enhet. Ved feildistribuerte dokumenter, fordeler leder til riktig enhet.

LED
  1. 3.     

Dersom lederen ikke er tilgjengelig, fordeler stedfortreder.

SF
  1. 4.     

Kontrollere at riktig saksansvar er satt i WebSak.

LED/ SF
  1. 5.     

Kontrollere/justere dokumentbeskrivelsen. Tilgangskode og tilgangsgrupper kontrolleres og eventuelt korrigeres. Melding tilbake til arkivtjenesten om endringene. Det er lederen som er ansvarlig for hva som kommer ut på offentlig journal (postliste).

LED/ SF
  1. 6.     

Vurdere I-Innkomne dokumenter og påføre svarfrist og eventuelle merknader/kommentarer for saksbehandlingen på journalposten. Kommentarer kan eksempelvis være avklaringer vedrørende juridiske forhold, tidsfrister og forslag til hvordan saken skal behandles.

LED/ SF
  1. 7.     

Er det nødvendig å sende kopier til andre ledere/saksbehandlere i virksomheten så legges disse som kopimottakere.

LED/ SF

9. Rutiner for saksbehandler

9.1. Svar på inngående dokument

Formål:

Behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av utgående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Daglig. Ved behov.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

Brev som tas til etterretning eller er besvart muntlig
  1. 1.     

Sjekk innboks for nye dokumenter. 

SB
  1. 2.     

Kontrollere at dokumentet er distribuert riktig. Ved feil endrer arkivet det til rett saksbehandler. Er dokumentet registrert i feil enhet, må dokumentet sendes til arkivtjenesten som omfordeler til rett enhet (sett saksbehandlerfeltet til blank).

SB
  1. 3.     

Merknader i journalposten leses.

SB
  1. 4.     

Tilgangskode og tilgangsgruppe kontrolleres og ev. redigeres. Kontakt leder ved tvil.

SB
  1. 5.     

Saksbehandler er ansvarlig for at inngående dokumenter (I) og notater som krever oppfølging (N) blir avskrevet.

Dokumenter som ikke krever skriftlig svar, avskriver saksbehandleren selv i journalen med henvisning til hvilken måte dokumentet er avskrevet på, og gir en kort beskrivelse av resultatet.

SB
  1. 6.     

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påføres en merknad på saksnivå slik at arkivtjenesten kan avslutte saken.

SB
  1. 7.     

Arkivtjenesten avslutter saken formelt i WebSak.

ARK

Inngående brev registrert med restanse, som besvares med utgående brev
  1. 1.     

Hent frem riktig journalpost fra arbeidslisten innboks eller restanseliste i WebSak.

SB
  1. 2.     

Registrer utgående dokument ved å velge Meny, velg Besvar og avskriv restanse.  Mottaker vil da komme frem automatisk. Produser dokumentet.

SB
  1. 3.     

Hvis det er behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker, må en vente med ferdigstilling av dokumentet til leder har lest og ev. kommentert (journalstatus må være R).

SB
  1. 4.     

Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk sendes arkivtjenesten for arkivering.

SB
  1. 5.     

Når dokumentet er endelig med underskrifter og godkjent fra ev. leder endrer en først journalstatus til F (ferdig).

SB

 

 

9.2. Rutiner for saksbehandlere, ledere og arkivtjenesten

9.2.1. Utgående brev i ny sak

Formål:

Sikre journalføring og arkivering av utgående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak før ny sak opprettes. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, ordningsverdi mm.
Kontakt eventuelt arkivtjenesten.

SB
  1. 2.     

Dersom saken ikke finnes fra før, opprettes ny sak i WebSak. Vær grundig ved valg av sakstittel, nytt saksnummer tildeles automatisk ved lagring.

SB
  1. 3.     

Velg ny journalpost og registrer opplysningene om det utgående dokumentet. Eventuelt intern kopi, tilgangskode og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet.

SB
  1. 4.     

Hvis det er behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker, må en vente med å ferdigstilling av dokumentet til leder har lest og evnt. kommentert (journalstatus må være R).

SB
  1. 5.     

Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk sendes arkivtjenesten for arkivering.

SB
  1. 6.     

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, sendes det en oppgave, til arkivtjenesten om å avslutte saken.

SB
  1. 7.     

Dersom det kommer flere dokumenter til saken, blir den satt under behandling av arkivpersonale. Arkivtjenesten avslutter saken.

ARK

 

9.2.2. Utgående brev i eksisterende sak

Formål:

Sikre journalføring og arkivering av utgående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak. Søk for eksempel på adm.enhetens saker/journalposter, tittel, arkivkode mm. Ta evnt. kontakt med arkivpersonale.

SB
  1. 2.     

Velg Ny journalpost og registrer opplysningene om det utgående dokumentet. Eventuelt intern kopi, tilgangskode og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet.

SB
  1. 3.     

Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker må en vente med å ferdigstilling av dokumentet til leder har lest og ev. kommentert (journalstatus må være R).

SB
  1. 4.     

Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk sendes arkivtjenesten for arkivering.

SB
  1. 5.     

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påføres merknad på saken om at arkivtjenesten kan avslutte den.

ARK

 

9.2.3. Inn- og utgående e-post

Formål:

Sikre at arkivverdig e-post blir journalført i WebSak. Sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Ved mottak av e-post tilhørende en opprettet sak eller e-poster hvor det ikke er opprettet sak, registrerer saksbehandler selv e-post i WebSak. Ved flere mottakere er det saksansvarlig som har ansvaret for registrering av e-posten. Hvis det er usikkerhet om e-posten er registrert eller arkivverdig kan man spør arkivtjenesten om hjelp eller videresendes e-posten til arkivtjenesten:

postmottak@varoy.kommune.no

SB

Utgående brev sendt som e-post
  1. 2.     

Dersom utgående brev sendes på e-post skal rutinen for utgående brev følges.

SB
  1. 3.     

De som sender e-post til Værøy kommune forventer gjerne rask respons. For beskjeder og meldinger som ikke skal journalføres, er dette uproblematisk. E-posthenvendelser som regnes som saksdokumenter og som skal journalføres, kan imidlertid ikke prioriteres annerledes enn annen post.

Ved over 3 dagers fravær må "fraværmelding" i e-postsystemet aktiveres slik at avsender varsles om at e-posten ikke behandles før man er tilbake. Fraværmeldingen skal inneholde informasjon om hvor saksdokumenter kan sendes:

postmottak@varoy.kommune.no

Personer som sender søknad via e-post må få foreløpig svar via e-post om at søknaden er mottatt og vil bli saksbehandlet på vanlig måte i kommunen.

SB

 

 

9.2.4. Motta og sende kopier internt via WebSak

Formål:

Når man skal orientere andre eller ønsker at andre skal ha intern kopi av dokumenter.

 

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. Ved sending/mottak av kopier.

 

 Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Ved behov for samarbeid eller andre skal ha intern kopi.

SB
  1. 2.     

Velg mottaker(e) og ev. legg inn relevante kommentarer i merknadsfeltet dersom det er behov for det.

SB

 

Mulige bruksområder for rutinen:

En leder/saksbehandler vil sende intern kopi av inngående dokument til orientering, til annen leder/saksbehandler enn den saksbehandleren som skal være ansvarlig for å besvare det. Dokumentet vil havne i kopiboksen til mottaker. Brukes og i sammenheng med interne notat.

 

9.2.5. Interne notater

Formål:

Sikre journalføring og gjenfinning av arkivverdige notater. Full historikk i saken. Gi mulighet for oppfølging av interne dokumenter.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

N-notat skal journalføres (fremkommer ikke på dagens postliste).

X-notat som gjelder forvaltningssaker skal journalføres (fremkommer ikke på dagens postliste).

SB
  1. 2.     

Dersom saken ikke eksisterer fra før, opprettes ny sak i WebSak.

SB
  1. 3.     

Velg om det er X-notat eller N-notat. Registrer opplysningene om notatet og interne mottakere. Legg ev. inn intern kopi, tilgangskode og tilgangsgruppe.

SB
  1. 4.     

Produser dokument ved valg av riktig mal.

SB

 

9.2.6. Restanseoppfølging

Formål:

Sikre at inngående dokumenter og notater blir ferdigbehandlet. Restanseliste er en oversikt/kontroll over alle inngående dokumenter (I) og notater (N) som krever oppfølging og som ikke er avskrevet.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Leder har hovedansvar - Saksbehandler har selv ansvar for egen restanseoppfølging. Innenfor gitte frister.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Alle inngående dokumenter (I) og notater som krever oppfølging (N) må avskrives. Dokumenter som ikke krever skriftlig svar, men som står med restanse, avskriver saksbehandleren selv i journalen med henvisning til hvilken måte saken er avsluttet på. Saksbehandler skal i merknadsfeltetgi en kort beskrivelse av valgt avskrivningsmåte.

SB
  1. 2.     

Rapporten restanseliste produseres fra WebSak og følges opp daglig av saksbehandler og kvartalsvis av leder.

LED/SB
  1. 3.     

Saksbehandler gjennomgår restanselisten og følger opp sine saker. Saksbehandler kan også diskutere restanselisten med sin leder dersom det er behov for det.

SB
  1. 4.     

Leder er ansvarlig for oppfølging/gjennomføring av tiltak for å få korrigert restanselister med uønsket omfang.

LED

 

9.2.7. Tilgangskoding av dokumenter

Formål:

Sikrer at postlisten (offentlig journal) er korrekt og tilgjengelig for offentlig innsyn. Postlisten er en rapport/oversikt over alle registreringer, men hvor opplysninger unntatt offentlighet ikke fremkommer.

Ved praktisering av meroffentlighet, skal man alltid vurdere om et dokument likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet.

 

Ansvar/tidspunkt:

Leder. Ved behov.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Arkivtjenesten foreslår tilgangskode på inngående dokumenter

ARK
  1. 2.     

Leder og saksbehandler skal vurdere brev (både ut- og inngående) i henhold til offentlighetsloven, jf kapittel om offentlig journal (postliste) i arkivrutinen.

LED
  1. 3.     

Ved gradering av dokument velges riktig tilgangskode, avskjermingskode og hjemmel. Ellers følges rutiner for utgående brev.

LED
  1. 4.     

Når dokumentene er ferdig vurdert, vil de komme på postlisten.

LED/ ARK
  1. 5.    **

Arkivtjenesten fordeler etterspørsler fra media til leder og er eventuelt behjelpelig med å sende media kopier av de aktuelle dokumenter (i samarbeid med leder). 

ARK/SB

  

9.2.8. Referere/orientere et dokument til utvalg

Formål:

Sikre at politikere får orientering om saker.

 

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

 

Fremgangsmåte:

Dokumenter som skal refereres/orienteres til et utvalg.

 

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Finn fram til den journalposten du skal referere/orientere til utvalg

SB
  1. 2.     

Velg referanse sak eller orienterings sak. Velg rett utvalg og dato.

SB

 

9.2.9. Saksbehandling av delegerte saker og partsbrev (svarbrev)

Formål:

Sikre at behandling av delegerte saker skjer i henhold til kommunen sitt delegasjonsreglement.

 

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

 

Fremgangsmåte:

Alle saker som er behandlet etter delegasjon, skal refereres til det utvalget som er fullmaktsorgan. Delegerte vedtak som er ferdig behandlet vil bli referert fortløpende.

 

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Finn fram til den sak du skal behandle ved å gjøre et søk i WebSak, eller opprett ny sak.

SB
  1. 2.     

Velg fanen behandling, velg Ny behandling. Finn frem til rett fullmaktsorgan for den saken du skal behandle. Endre tittel på sakspapir og legg inn ev. intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe.

SB
  1. 3.     

Produser sakspapiret ved å velge en av de tilgjengelige dokumentmaler (husk at det skal være tekstmal for delegert sak). Skriv saksbehandling i henhold til Værøy kommune sine retningslinjer for delegerte saker. I sakspapiret skal vedtak alltid skrives mellom to inndelingsskift som ligger i tekstmalen. Saksbehandler er ansvarlig for at disse er på plass ved ferdigstilling av sakspapiret.

SB
  1. 4.     

Skal leder godkjenne vedtaket og saksbehandlingen må dette gjøres før en ferdigstiller sakspapiret.

SB
  1. 5.     

Saksbehandler er ansvarlig for å skrive partsbrev, som kan produseres umiddelbart etter at vedtaket er skrevet ferdig.

SB
  1. 6.     

Registrer partsbrevet ved å velge Ny Journalpost, fyll ut journalpostkort (dokumenttype U) og bruk Svar på funksjonen for å avskrive det inngående brevet. Eventuelt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsbegrensning (gruppe) legges inn.

SB
  1. 7.     

Produser tekstdokumentet ved å velge en av de tilgjenglige dokumentmaler for partsbrev,  skriv inn ev. tilleggsopplysninger i brevet utover vedtaket som er flettet inn. Husk å endre status når dokumentet ferdigstilles (journalstatus F- Ferdig).

SB
  1. 8.     

Saksbehandler er ansvarlig for at nødvendige underskrifter og kopier blir tatt før brevet sendes ut.

SB
  1. 9.     

Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) vurderes av saksbehandler  og leveres arkivtjenesten for skanning.

SB/ARK
  1. 10.   

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påføres merknad, merknad ØA, på saken om at arkivtjenesten kan avslutte saken.

SB
  1. 11.   

Arkivtjenesten avslutter saken.

ARK

 

9.2.10.  Saksbehandling av politiske saker og utskrift av partsbrev (svarbrev)

Formål:

Sikre at behandling av saker som skal avgjøres av politikerne er gjennomført på best mulig måte.

Ansvar/tidspunk:

Saksbehandler. Ved behov.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Finn fram til den sak du skal behandle ved å gjøre et  søk i WebSak, eller reserver ny sak. 

SB
  1. 2.     

Velg fanen for behandling, velg Ny behandling. Finn frem forslag til rett utvalg for den saken du skal behandle. Er det flere utvalg som skal behandle saken kan du legge til behandling for disse utvalgene. Husk å velge samme dokumentnummer for sakspapiret for behandlingene.

SB
  1. 3.     

Endre ev. tittel på sakspapir og legg inn ev. vedlegg, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe.

SB
  1. 4.     

Produser sakspapiret ved å velge en av de tilgjengelige dokumentmaler for politisk behandling. Skriv saksbehandling i henhold til Værøy kommune sine retningslinjer for politiske saker. Husk at alle overskrifter i sakspapiret skal ha innhold. Skriv innstillingen til utvalget. I sakspapiret skal innstilling alltid skrives mellom to inndelingsskift som ligger i tekstmalen. Saksbehandler er ansvarlig for at disse er på plass ved ferdigstilling av sakspapiret.

SB
  1. 5.     

Være oppmerksom på at oppsatt skrivefrist skal overholdes. Dokumenter som blir produsert etter skrivefrist, vil automatisk bli overført til neste møtes behandling.

SB
  1. 6.     

Før fremlegget til vedtak skal ferdigstilles (journalstatus F-ferdig) skal nærmeste overordnede / Rådmannen godkjenne innstillingen til utvalget. Ved oversendelse til godkjenning, benyttes grønt flagg.

SB
  1. 7.     

Nærmeste overordnede kvalitetssikrer politiske saker og oversendelse til Rådmannen

LED
  1. 8.     

Rådmann godkjenner saker for politisk behandling og endrer status til (journalstatus F-ferdig).

RÅD
  1. 9.     

Ordfører/utvalgsleder godkjenner saklista før utsending

ORD
  1. 10.   

Vedtakene blir sendt tilbake til saksbehandler for oppfølging av vedtak.

MS
  1. 11.   

Dersom saksbehandler er ansvarlig for å skrive partsbrev kan en starte med dette umiddelbart etter at vedtaket er ferdig i utvalgene.

SB/MS
  1. 12.   

Registrer partsbrevet ved å velge Ny Journalpost, fyll ut journalpostkort (dokumenttype U) og bruk Svar på funksjonen for å avskrive det inngående brevet. Eventuelt intern eller ekstern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsbegrensning (gruppe) legges inn.

SB/MS
  1. 13.   

Produser tekstdokumentet ved å velge dokumentmal for partsbrev, skriv ev. tilleggsopplysninger i brevet utover vedtaket som er flettet inn.

SB/MS
  1. 14.   

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påføres merknad på saken om at arkivtjenesten kan avslutte saken.

SB
  1. 15.   

Arkivtjenesten avslutter saken.

ARK

 

9.2.11.  Referere saker til politikerne

Formål:

Sikre at politikerne blir orientert om henvendelser eller lignende som er kommet til kommunen og som er av en slik art at det ikke skal behandles.

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Finn fram til den journalposten du vil skal refereres til politikerne.

LED/SB
  1. 2.     

Velg Referere i Utvalg på diverse menyen til journalposten.

SB/MS
  1. 3.     

Velg hvilket utvalg (ett eller flere) denne orienteringen skal gå til. Referatsaken er nå meldt opp til utvalgene.

LED/SB

9.2.12.  Presedenssaker

Formål:

Sikre at innbyggerne i Værøy kommune får lik behandling av likeartede saker.

Ansvar/tidspunkt:

Leder. Ved behov.

Fremgangsmåte:

Dersom man i løpet av saksbehandlingen kommer fram til at en bestemt sak skal danne mønster for tilsvarende saker i framtiden, skal en sette på presedensopplysninger på saken. Det er saksbehandler sitt ansvar å sette på presedensopplysninger, men en beslutning om dette skal tas i samråd med tjenesteleder.  Presedensopplysningene settes på saken med henvisning til det eller de dokumenter i saken som utgjør presedensen. I merknadsfeltet setter inn et stikkord på hvorfor saken danner presedens.

 

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar
  1. 1.     

Finn fram til den sak som danner presedens for senere behandling av likelydende saker.

LED/SB
  1. 2.     

Velg Jf. sak/presedens på diverse menyen på saken.

LED/SB
  1. 3.     

Skriv inn presedenstype og stikkord om saken

LED/SB/
  1. 4.     

Velg hvilke(n) journalpost(er) i saken som utgjør presedensen.

LED/SB
  1. 5.     

Knytt evnt. denne presedensen sammen med andre saker for å gruppere de til denne presedensen.

LED/SB

 

 

10. Intern kontroll/avviksbehandling

Leder vil i samarbeid med arkivtjenesten gjennomføre jevnlige kontroller av at denne rutinen følges. Dette kontrolleres først og fremst av arkivtjenesten som vil sørge for avslutning og riktig arkivering av alle saker og dokumenter, men også ved uttak av rapporter og gjennom brukerstøtte.

 

Ved avvik skal ansvarlig leder/saksbehandler kontaktes for å sikre læring av rutinen og riktig bruk av WebSak.