|
Arkivtjenesten skal ha ansvaret og oversikt over de aktive arkivdelene og de som er avsluttet (historisk arkiv). Det aktive arkivet skal sikre en god saksbehandling og har derfor stor verdi for saksbehandlerne. Det historiske arkivet skal sikre at vi i ettertid har kunnskap om det som skjer i dag. En periodisert arkivdel vil være lett tilgjengelig i det elektroniske arkivet. Over tid vil en periodisert arkivdel bli overflødig, slik at det blir forstyrrende å ha den så tilgjengelig. Disse arkivdelene blir derfor lagt i egne historiske databaser. I de historiske basene er det mulighet for søk og registrere utlån, samt ta ut rapporter. Kopi av avsluttede journalperioder skal deponeres i arkivdepot etter hver periodisering. Effektiv gjenfinning: Det er behov for å luke ut de sakene som er ferdig behandlet for å sikre bedre gjenfinning av de aktive sakene. Kvalitet: Jevnlig gjennomgang av arkivet i form av periodisering avdekker ofte svakheter i det daglige arbeidet og kan som følge av dette gi en bedre kvalitet på arbeidet med de nye arkivdelene. Proveniens: Vi periodiserer for å beholde arkivets opprinnelige struktur. Ved omorganiseringer er det viktig å hindre at man slår sammen eller splitter eksisterende arkiv. Lovkrav: I arkivforskriften ligger det ett krav om at både manuelle og elektroniske arkiv skal periodiseres. Arkivforskriftens § 3-12, journalperioder sier følgende: « Sakarkiv og den tilhøyrande journalen skal delast inn i periodar. Det skal være samsvar mellom periodeinndelinga i journalen og sakarkivet, men ein periode i elektronisk journal kan omfatte fleire periodar i sakarkivet. Arkivperioden bør være på minst 4-5 år og følgje kalenderåret. Leiinga for organet kan fastsetje at enkelte delar av sakarkivet (t.d personalmapper) skal haldast utanfor periodiseringa eller følgje særskilde prinsipp for periodisering. Slike unntak skal spesifiserast i arkivplanen» Krødsherad kommune vil f.o.m januar 2016 benytte ny revidert «K-kode. Kommunens arkivnøkkel». Det vil si at alle avsluttede saker i sakarkivet f.o.m 1997 t.o.m 2015 vil bli periodisert, slik at en ny periode kan starte fra 2016. F.o.m 1997 – t.o.m 2013 vil det eksistere en arkivdel for avsluttede saker. Her skal det gjennomføres ett skarpt periodeskille. Skarpt periodeskille skal etter arkivforskriften § 3-13 benyttes ved overgangen fra papirbasert til elektronisk journal. Denne typen periodeskille innebærer at periodeavslutningen gjennomføres samtidig som arkivperioden er over. Alle dokumenter som ble registrert i den avsluttede perioden, settes bort samlet. Det ovenstående jobbes det fortsatt med, det er ikke blitt benyttet skarpt periodeskille etter overgangen fra papirbasert til elektronisk journal. Det er ikke blitt satt bort i historisk base slik som tiltenkt, det er heller ikke blitt benyttet nye k-koder f.o.m 2016. Alle saker avsluttes i 2013. Nye dokumenter som logisk tilhører avsluttede saker, blir knyttet til nye saker i den nye perioden. Det tillates imidlertid at enkelte løpende saker i sin helhet overføres til den nye perioden, slik at saken er arkivert samlet. Her må det legges henvisninger i journalen og i saksmappene slik at prosessen er godt dokumentert og gjenfinning sikret. Hvis det kommer nye dokumenter til en avsluttet sak, skal disse registreres i den nye periodens journal og dermed tildeles nytt saksnummer (elektronisk journal), eller nytt journalnummer (papirbasert journal). F.o.m 2014 – t.o.m 2015 vil det eksistere en egen arkivdel for avsluttede elektroniske saker, da nytt system ble tatt i bruk januar 2014. Kommunen gikk da som beskrevet tidligere over fra K2000 til ESA versjon 8.0.5. Ved periodiseringen skiller vi ut personalmappene som er ordnet etter navn, og eiendomsmappene som er ordnet etter gårds – og bruksnr , som egne arkivdeler. Disse er mindre godt egnet til å periodiseres på vanlig måte. I mange tilfeller vil noen av disse forholdene vare langt utover en vanlig arkivperiode, samtidig som andre igjen blir uaktuelle etter kort tid. Personalmappene er p.d.d papirbasert arkiv. Personalmappene skal registreres i elektronisk arkiv f.o.m januar 2016. Retningslinjer for periodisering av objektordnede arkivdeler: - Sette bort mapper som er blitt uaktuelle i løpet av perioden. - La resten av mappene bli med ny periode over i ny arkivdel. |