|
Rutinebeskrivelse for originalavtaler ved full elektronisk arkiv - Alle avtaler som kommunen inngår med andre instanser skal oppbevares for alltid - Alle avtaler skal journalføres inn i ESA og skannes inn med underskrift - Arkivet oppbevare disse i et sikkerhetsarkiv i papirutgave (v/kommunekassa) - Avtalene som er ferdig underskrevet av alle berørte parter, skal leveres til arkivet Formål Ivaretar alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter elektronisk i EDB Sak og Arkiv (heretter kalt ESA), og at original på papir blir oppbevart i et sikkerhetsarkiv Omfang Gjelder alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter som av juridiske årsaker skal oppbevares på papir i avtaleperioden. Herunder avtaler/kontrakter med minst to signaturer, hvorav en av avtaleparten er ekstern, tinglyste avtaler som kommunen har inngått samt skjøter og garantier. Bakgrunn Avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter skal registreres, skannes og arkiveres i ESA, samt at signert utgave arkiveres manuelt. Det skal gå klart fram i ESA hvor originalen befinner seg. Oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter ivaretas i arkivsaken, og det kan settes opp automatisk varsling av tidsfrister for denne type oppfølging. Arkivsaken kan avsluttes når saksbehandlingen i forbindelse med inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er ferdigstilt. Spesielt for elektroniske arkivdeler I elektroniske arkivdeler må det etableres et vedleggsarkiv for de signerte papirversjoner. Når avtale/kontrakts-perioden er slutt skal originalene tas ut av vedleggsarkivet. Skjøter, tinglyste dokumenter og garantier returneres til enhet/oppdragsgiver når avtaleperioden er utløpt/ disse ikke lenger er aktuelle. Ansvar Enhet: - Oversender originalen underskrevet på papir til arkivet for skanning, journalføring og arkivering. Det skal gis beskjed om saksnummer dersom dette eksisterer. - Oppfølging av kontrakt/avtale i avtaleperioden, ved bruk av funksjonen gi oppgave i ESA. - Forsvarlig oppbevaring av de inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter som enheten ønsker å ha lokalisert på enhet frem til saken er ferdigbehandlet. - Beskrivelse av hvordan inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er oppbevart i papir på enhet dersom dette er aktuelt. Arkivet: - Skanner, journalføre og arkivere kontrakter/avtaler i henhold til arbeidsbeskrivelse - Oppgi i ESA hvilken enhet/saksbehandler som har fått tilsendt original avtale/kontrakt/tinglyste dokument der dette er aktuelt. Arbeidsbeskrivelse - Arkivet Avtale/kontrakt/tinglyste dokument registreres i riktig sak uavhengig hvilken arkivdel saken tilhører. Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument skal ligge som egen journalpost eller som vedlegg til en journalpost. - Som dokumentkategori velges AVTALE/UNDERSKREVET AVTALE ....... - Som lokasjon velges det den enhet/saksbehandleren som den originale avtalen tilhører Spesielt for elektroniske arkivdeler Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument arkivlegges i papir etter alfabetet, i eget vedleggsarkiv tilhørende den aktuelle arkivdelen. I krødsherad kommune ligger alle signerte avtaler (papirformat) inne på kommunekassa. |