|
Arkivforskriften § 2-2 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Arkivplanen skal gi oversikt over forhold av arkivmessig betydning:
- Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet.
- Lover, regler og rutiner.
- Oversikt over arkivene.
Arkivplan er lovpålagt fordi den bidrar til å oppfylle arkivlovens hovedhensikt - å sikre arkivene (arkivloven § 1). Arkivplanen har flere formål:
- Kvalitetssikring av kommunens arkiv og dokumentforvaltning.
- Sikre innbyggernes krav til offentlighet og innsyn i forvaltningens saksbehandling.
- Gir ettertiden uvurderlig oversikt over arkivmessige forhold i kommunen.
Arkivplanen skal revideres når det skjer grunnleggende endringer som vedrører arkivet. Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når:
- Det skjer endringer i post- og arkivrutiner.
- En kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel.
- Det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel.
- En kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon.
- Kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet.
- Når et styre eller utvalg blir lagt ned eller opprettet.
- Det blir gjort vesentlege endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement.
- Kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen.
Arkivplanen skal brukes som arbeidsredskap av alle ansatte i Lavangen kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomhet kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke praktiske løsninger kommunen har valgt på arkivområdet. Det legges opp til årlige oppdateringer av arkivplanens arkivoversikt og rutinebeskrivelser, men hovedrevisjon vil finne sted hvert 4. år. Det vil bli sendt ut melding om hvilke endringer som blir gjort umiddelbart etter revisjonen. Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemeldinger på den informasjon som finnes i planen. Dersom registrerte opplysninger ikke stemmer eller endringer har funnet sted skal arkivleder kontaktes. Arkivplanen skal rutinemessig periodiseres hvert 4. år, på lik linje med resten av arkivene i Lavangen kommune. Kommunens arkivleder har det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen. |