Konvertering til arkivformat Konfigurering av sak/arkivsystemet er satt opp slik at alle saksdokumentene automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat. Alle journalposter med status J blir konvertert kontinuerlig til arkivformat. Dette skjer i løpet av 20 sekunder. Arkivansvarlig må daglig kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til systemansvarlig dersom dette ikke er tilfelle. Denne kontrollen kan en gjøre ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper som er eldre enn en dag (lage standard søk, link til Kvalitetskontroll) og kontrollere ikonet fremfor dokumentet. Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutiner stoppes. Makulering av innskannet papirdokument Arkivansvarlig skal sikre at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket før makulering. Innskannet papirdokument som tilhører de arkivdeler som skal bevares elektronisk, skal i en startfase oppbevares 1 år før makulering. Makulering av innskannet papirdokument kan først skje etter en gjennomført godkjent prøveavlevering av det elektroniske arkivet til IKA-Trøndelag. Dokumentene skal i denne perioden oppbevares kronologisk i arkivbokser pr måned. Arkivansvarlig har det overordnede ansvaret for makuleringen Nødprosedyrer ved driftsstans I tilfeller der ePhorte er ute av drift i en kort periode skal journalføring utsettes til driften kommer i gang igjen. Det vil i slike tilfeller ikke bli fordelt post før systemet er igang igjen. Dersom ePhorte er ute av drift over en lengre periode (mer enn 2 dager), skal journalføringen gjøres i en egen papirbasert journal. De innkomne saksdokumentene med kopi av journalen skal så sendes til avdelingene/enhetene for fordeling. Det skal også føres utlånslister. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skal skannes når systemet kommer i drift igjen. |