Oppbygging og bruk av ePhorte

(Jfr. Arkivforskriftens Kap. IX, § 3-2. Oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet)

1. Følgende kategorier av saker, herunder typer saker skal arkiveres elektronisk/på papir ( jfr. Arkivforskriftens kap IX § 3-1)

Se: Arkivorganisering

2. Følgende arkivformat skal brukes:

Følgende arkivformater skal registreres i Ephorte:

Malene i Ephorte for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF og TIF
2. Skannede dokumenter benytter seg av TIF-format
3. E-posten som kommer inn blir konvertert til TXT-format i forbindelse med importen
4. Tabelluttrekkene lagres i XML-format

3. Dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur; hvilke typer dokumenter som skal autentiseres

Foreløpig skal det ikke benyttes digital signatur. Før dette eventuelt tas i bruk skal det utarbeides en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres.

4. Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk

Første virkedag i hver måned , etter at arkivet har fått beskjed at siste månedsbackup og konvertering til arkivformat var vellykket, sendes dokumentene til makulering (makulering kan først skje etter at 1. avlevering av elektronisk arkiv er godkjent). Det skal utarbeides egne rutiner for makulering av saksdokumenter.

5. En plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot

Plan for periodisering:

I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med IKA-Trøndelag for nødvendig bistand. Orkdal kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Ephorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (elever, ansatte, Gnr/Bnr etc.) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Avlevering til depot (IKA): Avlevering skjer i henhold til avleveringsregler utarbeidet av IKA-Trøndelag.To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som IKA til en hver tid anbefaler. Deretter avleveres det til IKA med all nødvendig dokumentasjon vedlagt. IKA gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet:

Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene som er kopiert over på CD-R. Med mindre det inngås avtale med depotet om at avleveringen (og ikke deponeringen) av materialet kan skje umiddelbart etter periodisering, må kommunen oppbevare/vedlikeholde egne CD-R-kopier. Dette avklares nærmere med IKA-Trøndelag!

For vedlikehold av den aktive basen og den historiske databasen må følgende rutiner følges:

IKT-tjenesten har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt.

Se: Driftsrutiner - Backup