Interne ansvarsforhold, rutiner og rettigheter

(Jfr. Arkivforskriftens Kap IX – § 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner)

1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Dersom IT-tjenesten skal gi eller endre tilgang, må dette skje i samråd med arkivleder.

2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

• adgang til å opprette saker
• adgang til å opprette journalposter og dokumenter
• adgang til funksjoner for registrering og retting
• adgang til å registrere merknader
• adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
• utvalgsbehandling av en sak

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

• adgang til å opprette saker
• adgang til å opprette journalposter og dokumenter
• adgang til funksjoner for registrering og retting
• adgang til å registrere merknader
• adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
• rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.

3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post

Se: Håndtering av inn- og utgående e-post

4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Hver natt konverterer serveren automatisk saksdokumentene som dagen før har fått status J til riktig arkivformat. IT-tjenesten må hver morgen kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til arkivet hvis det ikke er tilfelle.

5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivet har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Her følges rutinene for bunkeskanning/enkeltskanning i brukerveiledningen til ePhorte. Når skanningen er ferdig, registrerer arkivet den innkomne posten i arkivsystemet.

Dernest kontrolleres følgende:

• at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
• at alle sider er kommet med på hvert dokument
• at skanningen kvalitetsmessig er god nok
• at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument.

6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

Registreringen:

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at eventuell avskrivning er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
• ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen:

IT-tjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

• backup-rutinene beskrevet under ????? skal følges
• sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der Ephorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
• kun godkjente arkivformater skal benyttes
• kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes.

7. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken

Digital signatur skal foreløpig ikke benyttes i Orkdal kommune. Før dette blir tatt i bruk vil det bli utarbeidet regler og rutiner for bruken av dette.

8. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:

1. - Fordeling av dokumenter

2. - Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

3. - Avskrivning av ferdigstilte dokumenter

4. - Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

5. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.