|
Postliste utarbeides på grunnlag av registrerte journalposter som genererer saksbehandlersystemet offentlig postliste. Postlisten kontrolleres som regel hver dag, men postlistene kjøres med ett etterslep på ca to dager, og publiseres deretter etter kontroll på kommunens hjemmesider. Postlisten gir oversikt over kommunens inn- og utgående post sendt og mottatt via sak-/arkivsystemet ESA. Offentlighetsprinsippet er grunnleggende for Krødsherad kommune sin virksomhet, og gir rett til innsyn i kommunens saksdokumenter. Krødsherad kommune praktiserer åpenhet og publiserer offentlig postjournal på internett. Saksdokument, journaler og lignende register for Krødsherad kommune er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov. PROSEDYRE FOR KVALITETSSIKRING OG PUBLISERING AV POSTLISTE 1.LOVHJEMMEL Forskrift om offentlig arkiv Kap. II B §§2-6, 2-7, 2-9 og 2-10 Offentlighetsloven §10, Offentlighetsforskriften §§6 og 7. 2. KVALITETSMÅL Prosedyren skal sikre at; - offentlig postjournal er korrekt og tilgjengelig på Internett for innsyn fra publikum og presse. Postlisten offentliggjøres på kommunens hjemmeside ca to virkedager etter registering. 3. FREMGANGSMÅTE (en nærmere rutinebeskrivelse finner du nederst på denne siden) Postlisten produseres som en rapport i EDB sak/arkiv (krever tilgang) Prosedyre/kontroll av postliste før publisering. Eget søk i Windows – postliste – sett inn dato (registrert dato) RUTINEBESKRIVELSE FOR KONTROLL AV POSTLISTE FØR PUBLISERING PÅ NETT ALLE DOKUMENTER I JOURNALTYPE U, I, N , X (Settes i status A etter ferdig kontrollert) U, I og N - sjekke om det er noen intern avsender/mottakere og kopimottakere om det skal fjernes eller påføres. - Sjekke om det ligger på riktig saksnr - Sjekk om det er tekstdokument og om datoen stemmer med datert i ESA - Sjekke om riktig skjerming og gradering er satt på - Sjekke og endre eventuelle skrivefeil i journalposten - Sjekke gruppe og org/saksbeh er riktig utfylt på journalpost - Utgående brev - gå inn på journalposten og sett status A - Journalposter med status N - her får vi kun satt status A når den interne avs./mott har kvittert - sjekkes. - Hvis vedlegg til journalposten: vis journalpost og se at det er teksdokumenter under vedlegg. - Sjekke om journalpostene står i arkivformat evt. konvertert til PDF ALLE DOKUMENTER I JOURNALTYPE: I – STATUS J (Disse er skannet inn og journalført fra sentralt e - post mottak ) - Sjekke om dokumentet er bra skannet inn - lesbart. - Sjekke at dokumentet står i riktig arkivformat - Sjekke at datert dato er lik med brevet - Sjekke om skjerming og gradering er blitt satt på - Sjekke journalposten for skrivefeil - Sjekke om gruppe og org/saksbeh er riktig utfylt både på journalpost og saksnivå - Intern avsender/mottaker og kopimottaker - sjekke om det må påføres flere - sjekke om noen skal fjernes - Hvis vedlegg til journalposten: vis journalpost og se at det er teksdokumenter under vedlegg. - sjekk at journalposten ligger med riktig arkivformat. ALLE DOKUMENTER I JOURNALTYPE: – STAUS S – ENDRE TIL STATUS J (Disse er journalført av saksbehandler) - Velg søk under journalpost fanen til venstre - Nullstill - klikk på nedtrekkslisten til "status" - velg status S - midlertidig journalført av saksbehandler. - Gå gjennom hver journalpost å foreta følgende gjennomgang: - Sjekke om det ligger dokument der - Sjekke at dokumentet er i riktig arkivformat - Sjekke avsender/mottaker feltet - endre til personnavn eller firmanavn hvis det kun står mailadresse - Sjekke at dato stemmer med brevets dato - Sjekke om skjerming og gradering har blitt påført - Sjekke innholdet i journalposten - utfyllende tekst - Sjekke skrivefeil i journalposten - Sjekke om gruppe og org/saksbeh er riktig utfylt både på journalpost og saksnivå - Sjekk dokumentbeskrivelsen:
- Hoveddokumentet skal ha samme overskriften som innholdet i journalposten
- Meldingsteksten legges som hovedregel som vedlegg - unntak dersom det er naturlig å ha meldingsteksten som hoveddokument
- Dersom det legges inn vedlegg til journalposten så skal disse ha en tekst som forklarer innholdet i vedlegget - se evt egne rutiner der det er satt rutinebeskrivelser for hva vedlegg skal hete til bestemte journalposter (eks byggesak)
- Endre til status J - Dette kan gjøres i en felles operasjon for alle journalposter som er søkt opp med status S - Gjør følgende: Dette skal skje etter å ha fulgt rutinene over. - Hak av alle journalpostene som skal endres til status J - Velg "flere valg" - "sett status på valgte" - trykk på pila ved nedrekkslista v/status og velg J - Journalført av arkivet. ALLE DOKUMENTER I JOURNALTYPE: – STATUS M – ENDRE TIL STATUS J: (journalført av a rkivet) - Velg søk under journalpost fanen til venstre - Nullstill - klikk på nedtrekkslisten til "status" - velg status S - midlertidig journalført av saksbehandler. - Gå gjennom hver journalpost å foreta følgende gjennomgang: - Sjekke om det ligger dokument der - Sjekke at dokumentet er i riktig arkivformat - Sjekke avsender/mottaker feltet - endre til personnavn eller firmanavn hvis det kun står mailadresse - Sjekke at dato stemmer med brevets dato - Sjekke om skjerming og gradering har blitt påført - Sjekke innholdet i journalposten - utfyllende tekst - Sjekke skrivefeil i journalposten - Sjekke om gruppe og org/saksbeh er riktig utfylt både på journalpost og saksnivå - Sjekke dokumentbeskrivelsen:
- Hoveddokumentet skal ha samme overskriften som innholdet i journalposten
- Meldingsteksten legges som hovedregel som vedlegg - unntak dersom det er naturlig å ha meldingsteksten som hoveddokument
- Dersom det legges inn vedlegg til journalposten så skal disse ha en tekst som forklarer innholdet i vedlegget - se evt egne rutiner der det er satt rutinebeskrivelser for hva vedlegg skal hete til bestemte journalposter (eks byggesak)
- Endre til status J - Dette kan gjøres i en felles operasjon for alle journalposter som er søkt opp med status M - Gjør følgende: Dette skal skje etter å ha fulgt rutinene over. - Hak av alle journalpostene som skal endres til status J - Velg "flere valg" - "sett status på valgte" - trykk på pila ved nedrekkslista v/status og velg J - Journalført av arkivet. Fremgangsmåte for å hente opp postliste i ESA for så å gjøre den tilgjengelig på nettsiden - fanen til venstre "journalpost" - velg postliste - velg registrert - dato til-fra - valg under "ønsket journalposttype" I - inngående og U-utgående (for å velge begge samtidig må du merke først en av de og holde Ctrl tasten nede, og deretter velge den andre journalposttypen). - velg deretter "utfør" - Ta en ny sjekk på alle journalpostene: - Sjekke om det ligger dokument der - Sjekke at dokumentet er i riktig arkivformat - Sjekke avsender/mottaker feltet - endre til personnavn eller firmanavn hvis det kun står mailadresse - Sjekke at dato stemmer med brevets dato - Sjekke om skjerming og gradering har blitt påført - Sjekke innholdet i journalposten - utfyllende tekst - Sjekke skrivefeil i journalposten - Sjekke om gruppe og org/saksbeh er riktig utfylt både på journalpost og saksnivå - Sjekke dokumentbeskrivelsene Når ovenstående punkter er sjekket, så kan alle hakes av - velg fanen "flere valg" - og deretter "gjør valgte tilgjengelig for portal". Når ovenstående er utført skal alle journalpostdetaljene ligge ute på den kommunale nettsiden under "postliste og innsyn" på forsiden. - Nå er det viktig å ta en siste sjekk under den datoen du akkurat har valgt å publisere for, for å se at man ikke har oversett noe under kvalitetssikringen. - sjekk at det som skal skjermes er skjermet osv. - Dersom det er behov for å gjøre noen form for endring i den allerede publiserte postlisten gjøres dette i den aktuelle journalposten i ESA. Når endringene er utført på rett plass i ESA, så endres det automatisk på hjemmesiden. Gjør en oppfrisking av hjemmesiden og se at endringene er publisert. |