Glemt Passord?

Postmottak

Postrutiner for Krødsherad kommune

All post (innebærer både brev og pakker) adresseres til kommunehuset.

Post til Krødsherad kommune skal åpnes av arkivtjenesten. Rekommandert post og verdipost må behandles etter særskilte regler. Det samme gjelder annen post som det er nødvendig av sikkerhetsgrunner, jf. Sikkerhetsloven og verneinstruksen, eller for å ivareta lovbestemt taushetsplikt.

Hvis post blir levert av avsender direkte til saksbehandler, skal saksbehandler sørge for at dokumentet leveres til arkivet for journalføring.

I sammenheng med åpning av posten skal det gjennomføres arkivavgrensing, jfr. forskrift om offentlige arkiv kap III C.

Unntak:

Personlig adressert post dvs. brev der personnavnet er nevnt før navnet på kommunens/virksomhetens navn, skal leveres uåpna til adressaten, med mindre det er inngått en avtale med adressaten om at arkivtjenesten kan åpne slik post. Dersom brevet viser seg å være et saksdokument for organet, skal det straks returneres til arkivtjenesten og behandles som post til kommunen. Dette gjelder også post som er adressert til den politiske ledelsen i kommunen.

Enkelte enheter i kommunen blir holdt utenfor det sentrale journalføringssystemet i kommunen. Dette gjelder NAV (sosialtjenesten), barnevern, legesenteret, helsestasjon. I helse – og omsorgstjenestene og sosialtjenesten er det i tillegg til dokumenter som skal registreres i EDB sak og arkiv, egne fagsystemer hvor det føres egne journaler i de systemene som benyttes der.

Rutiner for sortering/fordeling av post på servicetorget

Servicetorget åpner post for følgende enheter:

    Stab og støtte.

 Skole og barnehager.

 Enhet for kommunaltekniske tjenester og forvaltning.

 Bygningsdrift.

 Byggsaker.

 Kultur.

 Kommunekassa.

 Søknader (konsesjoner, kulturmidler, BU-midler, SMIL – midler, skjenkeløyver, startlån, skjenkebevilling m.m).

Servicetorget åpner IKKE post for følgende enheter:

Posten blir sendt til kommunen, men blir avhentet av de ansvarlige ved hver enhet.

Helse og omsorgstjenesten, som innebærer:

 Kryllingheimen (beboere, epikriser osv.) (Dersom det er innlysende at det er dette brevet inneholder, annen post stilet til kryllingheimen åpnes av oss.)

 Helsestasjon.

 Legekontoret.

 Hjemmetjenesten

Eksempel på hvordan posten er stilet til disse virksomhetene:

Krødsherad kommune,

v/ Kryllingheimen

3536 Noresund

Eller

Det forutsettes at enhetene som mottar uåpnet post lager rutiner for hvordan posten skal behandles etter lover og forskrifter.

Er det post som skal registreres i Sak og Arkiv system (ESA) returneres det tilbake til Servicekontoret umiddelbart for registrering.

Fordeling av post:

Følgende prosedyre gjelder for all innkommet post ved registrering i sak og arkiv systemet, såfremt ikke annet er spesifisert.

Postbehandler påfører saksbehandler i den avdeling det vil være naturlig å behandle henvendelsen i.

Ved feildelegering, har saksbehandler ansvaret for å omdelegere til rett saksbehandler, eller returnere til arkivet i tvilstilfeller.

Rutine for behandling av post på servicetorget - kvalitetssikring av postmottaket:

1. Posten åpnes og stemples med journalføringsstempel – dagens dato.

2. E-post skal behandles på samme måte som vanlige brev.

- Ved poståpning skal det avklares hvilke brev som skal åpnes, og hvilke som skal sendes uåpnet videre til riktig virksomhet/person.

- Arkivbegrensning skal utføres: Det avgjøres hvilke postdokumenter som skal journalføres, hvilke som skal sendes videre som info-skriv og hvilke dokumenter som kan kastes.

- Avklare hvilken saksbehandler dokumentene skal registreres på.

- Dokumentene skal offentlighetsvurderes.

Informasjonspost om kurs og seminarer sendes direkte til den måtte gjelde.

Etter å ha arkivbegrenset posten,

- med mindre de ikke journalføres med en gang, så legges de på ett gitt sted for dokumenter til registrering.

- Før journalføring: finn frem saksmappene – deretter journalfør dokumentet.

- Etter at dokumentene er journalført: - skal det skrives ut strekkode etikett (fra dymo label writer) , og deretter scannes. (rutiner for scanning ligger under fellesområde G: Rutiner og retningslinjer).

- Hvis dokumentene ikke blir scannet med en gang (noe som i utgangspunktet skal gjøres) så legger vi uscannede dokumenter i egen mappe som heter «mappe til scanning»

Etter scanning må dokumentene gjennomgås i pix edit, kvalitetssikring, Arkivet skal ved registrering og tilknytning av skannet dokument til journalpost kontrollere følgende:

- at det er riktig dokument

- at det er riktig antall sider

- at dokumentet er lesbart.

Arkivavgrensing jfr. forskrift om offentlig arkiv (se under rutine poståpning)

1. Arkivavgrensing skal gjøres i sammenheng med postbehandling.

Følgende typer materiale skal skilles ut ved arkivavgrensing:

 Trykksaker

 Rundskriv,

 Annen allment tilgjengelig materiale

 Blanketter som ikke er utfylt.

Fra dette gjelder følgende UNNTAK:

Det organet som har utført slikt materiale skal arkivere ett eksemplar og de nødvendige forarbeidene.

- Dokumenter som fører til saksbehandling, eller som er nødvendig vedlegg til ei sak, skal arkiveres.

2.Konsept, utkast, kladder og kladdnotat, ekstra kopier, interne meldinger o.l som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon.

Fra dette gjelder følgende UNNTAK:

Konsept som har noteringer og påtegninger som er nødvendig for å forstå saken og den sammenheng den står i, skal arkiveres.

Kopi av utgående dokument skal arkiveres.

Andre kopier m.v som er nødvendig vedlegg til ei sak, skal arkiveres.

3.Tekstbehandlingsfiler o.l bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv, jf. § 2-3:

§ 2-13.

Elektroniske saksdokument

«Saksdokument i offentlege arkiv kan lagrast elektronisk. Ein føresetnad for slik lagring er at det blir nytta fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av Riksarkivaren gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak. Riksarkivaren kan fastsetje at visse typar arkivmateriale også skal arkiverast på papir.

Både den elektroniske og ein eventuell papirbasert versjon av dokumenta kjem inn under reglane i kap. V om behandling av eldre og avslutta arkiv. Riksarkivaren kan fastsetje at anten begge versjonane eller berre den eine skal avleverast til arkivdepot.»

4.Sakspapirer som medlemmer av offentlig utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokument for det organet medlemmene representerer.

5.Annet materiale som hverken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

 

Arkivuverdig post er blant annet:

Postkort, reklame, invitasjoner og lignende.

Aviser, tidsskrift.

Fakturaer, purringer og bankmeldinger (til kommunekassen).

Sykemeldinger og egenmeldinger.

Trykksaker.

Årsmeldinger og årsbudsjett mottatt fra andre bedrifter og lignende.

Hotell- og bilettbestillinger.

Mangfoldiggjorte invitasjoner.

Påleggstrekk (til lønn).

Skattekort (til lønn).

Adresseforandringer (til kommunekassen).

Reiseforskudd og reiseregninger.

Honorarskjemaer.

Brosjyrer.

Rundskriv (se også under).

- Hvis tvil om dokumentene er arkivverdige påføres «vennligst returner til arkivet dersom arkivverdig», og oversendes til saksbehandler.

Annen post fordeles slik:

  • Post til personal og HR, stillingssøknader og personalsaker åpnes og registreres, deretter legges dokumentet i personalsjefens posthylle. Øvrig sakspost registreres av servicetorget.(Egne rutiner for ansettelses- og personalsaker, se spesialrutiner).
  • Post til barnevern, helsestasjonen leveres uåpnet.
  • Post til NAV – Sosial legges i egen posthylle uåpnet. Denne posten registreres i egne fagsystemer.
  • Post til fagforeningene, legesenter legges uåpnet i egne posthyller.
  • Elevsaker / førskolebarn registreres av arkivmedarbeider.
  • Innkomne Anbud åpnes ikke. Konvolutten stemples med dato og påføres tidspunkt og signatur ved levering. Anbud sendes ansvarlig saksbehandler (se egne rutiner for anbudsbehandling og registrering – se spesialrutiner).
  • Post som gjelder byggesaker / delings- og oppmålingssaker samt post som gjelder landbrukseiendommer registreres og skannes av servicetorget, i tillegg legges papirdokumentene i byggsaksbehandlers hylle, e-post oversendes til saksbehandler etter innregistrering.
  • Post som gjelder reguleringsplaner og andre plansaker registreres og skannes av servicetorget.
  • Post som gjelder tilknytning til vann og avløp registreres og skannes av servicetorget.
  • Post som gjelder prosjekter ved avdeling Eiendom og avdeling Kommunalteknikk registreres og skannes av servicetorget. Egen arkivserie (eiendomsarkivet, gårds – og bruksnr registreres i overskriften).
  • Post til kommunekasserer / skatteoppkrever / kemner, blant annet fakturaer til kommunen, åpnes og legges i egen posthylle for kommunekassa/ sendes til eiker skatt.
  • Post til bibliotek og kulturhuset legges i egne posthyller. Sakspost registreres og scannes av servicetorget.
  • All resterende post åpnes. Datostemplet med dato for innkommet. Sakspost registreres i saksbehandlersystemet. Eventuell arkivuverdig post videresendes til saksbehandler (se under).
  • Rundskriv som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte. Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.
  • Legekontoret stempler utsendingen av brevpost, dersom disse kommer i retur, så skal det leveres legekontoret uåpnet.
  • Papirbasert post blir skannet. Dokumentene registreres i saksbehandlersystemet, se under, og arkiveres elektronisk.