|
Forholdet til offentlighetsloven Hovedregelen i offentlighetsloven er at enhver som ber om det har rett til å gjøre seg kjent med forvaltningens saksdokumenter jf lovens § 2. Det er et krav om at den som ønsker innsyn ber om det. Det må også angis hvilket dokument i en bestemt sak personen ønsker innsyn i. Som dokument regnes alle skrevne tekster (brev, notater, protokoller, utredninger og bøker) papirbasert og elektronisk materiale. Det er imidlertid ikke alt som finnes av dokumenter som regnes som forvaltningens. Dokumentene må enten være ”utferdiget” av eller ”kommet inn til eller lagt frem for” forvaltningsorganet. Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Offentlighetsloven fastsetter en rekke unntak fra prinsippet om dokumentoffentlighet jf. §§ 14.1 (interne dokumenter), § 13 (taushetsplikt), § 13 (dokumentets innhold) og § 24 (opplysninger som vil kunne lette gjennomføringen av straffbare handlinger). Så langt det ikke bryter med reglene om lovbestemt taushetsplikt, der opplysningene skal unntas (offentlighetsloven § 13), har tanken vært at adgangen til å gjøre unntak ikke skal utnyttes maksimalt. Forvaltningen har plikt til å overveie såkalt meroffentlighet. Meroffentlighet kan forklares med den plikt forvaltningen har til å vurdere om et dokument skal offentliggjøres til tross for at det kan unntas i medhold av lov. Det skal i disse tilfeller vurderes om det er et saklig og reelt behov for å unnta dokumentet fra offentlighet. Forhåndsklassifisering Forhåndsklassifisering innebærer at man vurderer et dokument opp mot unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven, selv om det ikke er begjært innsyn i dokumentet, og lar forhåndsvurderingen komme til uttrykk på selve dokumentet (ved å unnta det med riktig hjemmel ”Unntatt offentlighet §). Slik forhåndsklassifisering foretas kun dersom det på forhånd er helt klart at det ikke vil være aktuelt å gi fullt innsyn, for eksempel dersom dokumentet faller inn under offentlighetsloven § 13 eller 24 og åpenbart bør unntas fra offentlighet. Eksempelvis:
- Taushetsbelagte opplysninger ref. § 13 i offentlighetsloven.
- Graderte dokumenter ref. sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen.
- Dokumenter under offentlighetsloven § 13 eller 24 og åpenbart bør unntas fra offentlighet.
Unntaksbestemmelsen skal uansett revurderes dersom vi mottar en innsynsbegjæring på et forhåndsklassifisert dokument. Avskjermingskoder.docx 16,05 kB Det er viktig at den enkelte seksjon/avdeling selv diskuterer saker som kan falle inn under offentlighetsloven og får en felles praksis på dette. Her kan selvfølgelig dokumentasjonssenteret bistå hvis det er tvilstilfeller. Hvordan innsyn skal fremmes Innsynskrav kan fremmes skriftlig eller muntlig, elektronisk, på telefon eller faks eller ved personlig fremmøte (jf § 28.1. ledd/ veil. 9.1). Det er ikke noe krav om at den som begjærer innsyn skal identifisere seg. Dokumentene kan returneres til den adresse som oppgis uten navn om ønskelig.
- Innsynsbegjæringene skal registreres av arkivet.
- Saksbehandler skal i samråd med overordnet vurdere offentlighet (jf § 29.1. ledd). Når det gjelder dokumenter utferdiget av andre organer tilsier god forvaltningsskikk at en i tvilstilfeller kontakter avsenderorganet for å innhente dettes syn på saken.
- Er dokumentet unntatt offentlighet, må fullstendig og korrekt unntaksparagraf være påført dvs paragraf, ledd, nr. evt. også bokstav.
- Ifølge offentlighetsloven § 11 "Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offenleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak". Særlig bør det i større grad utvises delvis meroffentlighet ved å gi innsyn i faktiske opplysninger. Meroffentlighet skal imidlertid ikke vurderes i forhold til dokumenter/opplysninger som er undergitt taushetsplikt. Skal en unnta må en forsikre seg om at det er hjemmel for det.
Avskjermingskodene ved unntatt offenlighet Innsynsbegjæringene registreres i egne saker med navnet Innsynsbegjæringer og årstall. Sakene gjelder for ett og ett år. Dette ble ny praksis i 2019. Tidligere er det bare blitt registrert innsynsbegjæringer dersom det er gitt avslag på innsynet. Disse er også registrert i egne saker, innsynsbegjæringer og årstall. Det kan også kreves innsyn i en sammenstilling fra databaser, § 9. Innsynsbegjæringer mottatt i sentralt postmottak oversendes til fagansvarlig arkiv og blir derfra behandlet. Dersom innsynsbegjæringen er omfattende, eller fagansvarlig er i tvil om dokumentet kan oversendes pga offl, sendes begjæringen videre til saksbehandler for videre vurdering. Innsynskrav skal vurderes uten ugrunnet opphold (§ 29 1. ledd – veil 9.3) Saksbehandler i SLF skal vurdere forespørsel, evt. i samråd med leder og/eller jurist så fort som mulig og innen 1-3 dager. Dersom det dreier seg om store og omfattende saker, der avgjørelse ikke kan tas innen fristen skal det gis et foreløpig svar der man gjør rede for årsakene til den lange saksbehandlingstiden. Hvordan innsyn skal gis § 30 regulerer hvordan innsyn skal gis – dette er utdypet i Rettleiar til offentleglova pkt. 9.4. Hovedregelen er elektronisk kopi av elektronisk dokument og papir kopi av papirdokument. Dersom deler av dokumentet skal sladdes (se fremgangsmåte nedenfor) må det fremgå av dokumentet hvilke deler som er unntatt. Dette gjøres ved sladding el. blanke felt. Innvilges innsyn sender saksbehandler selv ut dokumentene. (Husk å sende arkivversjonen –PDF-versjonen). Evt. oversendelsesbrev/e-post registreres som svarbrev på saken. Dokumentbeskrivelse: Innsynsbegjæring - innvilget Vedlegges ikke oversendelsesbrev/e-post, ta dokumentet TE og skriv en kommentar om at innsyn er innvilget. Avslag og begrunnelse Avslås innsyn, registres avslaget på samlesaken for innsynsbegjæringer på (beskrevet lenger opp). Avslag på krav om innsyn skal være skriftlig og grunngitt. (§ 31 første ledd) dvs, som brev, faks eller e-post. Avslaget skal inneholde en helt presis hjemmelanvisning, dvs vise til paragrafen som er grunnlaget for avslaget, og til hvilket ledd, bokstav eller nummer i paragrafen som er benyttet rettl. 9.5.1) dersom avslaget bygger på forskrift må dette også tas med. Avslaget skal inneholde opplysninger om klagerett og klagefrist. Dokumentbeskrivelsen skal være: Innsynsbegjæring - avslag. Sladding av dokument Man må printe ut dokumentet og sladde opplysningene som er unntatt, for så å scanne inn igjen dokumentet for oversendelse til mottaker. Krav om nærmere begrunnelse Etter § 31 2. ledd kan den som får avslag kreve nærmere begrunnelse innen tre uker fra avslaget ble mottatt. Organet plikter da å gi en begrunnelse der hovedhensynene for avslaget beskrives. Begrunnelsen skal eventuelt også beskrive hva det ble lagt vekt på i merinnsynsvurderingen. Slik begrunnelse skal gis skriftlig så fort som mulig og senest ti arbeidsdager etter at kravet om nærmere begrunnelse er mottatt, (rettl. 9.5.2). Tilgang til Offentlig journal Offentlig journal legges ut på kommunens hjemmeside 2. virkedag etter journalføring. Journalføring av innsynsbegjæringer Skal føres på samlesaken fra år til år.
- Dokumentbeskrivelse: Innsynsbegjæring
- Dokumentbeskrivelse: Innsynsbegjæring - innvilget
- Dokumentbeskrivelse: Innsynsbegjæring - avslag
- Dokumentbeskrivelse: Innsynsbegjæring - delvis innvilget ( hvis ikke alle dokumentene utleveres eller dokumentet er sladdet)
Bruk innsyn først i beskrivelsen |