Restansekontroll, R- og F-saker, R-journalposterRestansekontroll foretas 4 ganger i året. 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober tas det ut restanselister som leveres enhetsleder. Ikke alle saker kan ferdigbehandles mellom hver oversendelse av lister, men alle saker det er mulig å avslutte settes i F i statusfeltet (se rutinebeskrivelse). Minst en gang i måneden, helst hver uke, skal arkivansvarlig søke opp saker som er satt til F i statusfeltet. Journalpostene i saken settes med status A (avsluttet). Det sikres at det ikke ligger ikke-avskrevne journalposter i saken og at samtlige dokumenter er konvertert til pdf/a- format. Saken avsluttes med A i statusfelt. Det er nå ikke mulig å jobbe mer med saken (se rutinebeskrivelse). R-saker, det vil si saker som er reservert, skal bare reserveres for en kortere periode, f.eks ved innhenting av opplysninger. Arkivtjenesten/servicekontoret skal ukentlig søke opp saker med status, sikre at korrekt arkivkode er registrert og sette saken i B (under behandling). R-journalposter: R i statusfeltet skal brukes minst mulig og må endres så snart dokumentet er ferdig. Arkivansvarlig søker opp journalposter med status R sammen med behandling av F saker minst en gang i måneden, helst hver uke. Saksbehandler kontaktes og gis beskjed om ferdigstille dokumentet snarest. Det er arkivtjenesten ved servicekontoret som er ansvarlig for å ta ut restanselister. |
|