|
Retningslinjer for gjenbruk av personregistermateriale hos Arkiv i Nordland (AiN) Forespørselens form a) Normalt kommer forespørsler om innsyn eller bruk av mappene fra avleverende instans. Da er det i prinsippet arkivskaper som vurderer innholdet i saken og står for innsynet. b) Alle forespørsler skal være skriftlige i form av brev. Henvendelser fra offentlige instanser skal inneholde formelle kjennetegn som logo, brevhode, registreringsnummer og saksbehandler. c) Alle henvendelser skal inneholde tilstrekkelig opplysninger til at sikker gjenfinning av personopplysninger sikres (navn, tidligere navn, fødselsdato- og eventuelt personnummer). d) Formålet med innsynet/utlånet skal gå klart fram. Bruken skal være lovlig. Jamf. POL. e) Samtykke fra personen/personene det gjelder skal legges ved i de tilfeller det er nødvendig. f) AiN kan være behjelpelig med å formulere en innsynsbegjæring. Behandling hos AiN g) AiN skal besvare henvendelser innen rimelig tid. Melding skal gis snarest dersom søket vil ta lang tid eller mappen ikke er i arkivdepotet. h) AiN svarer på arkivskapers spørsmål om aktuell mappe. Ved flere mapper fra andre arkivskapere sendes disse ikke med i forespørselen. En forespørsel fra hver arkivskaper, untatt i ”tapersaker” som ledsages av fullmakt fra den registrerte. i) AiN sender ikke fra seg originalmapper men bruker kopier. Alle sakens dokumenter kopieres, men mindre det etterspørres et spesielt dokument (eks: samværskontrakt. Er den underskrevet Ja/nei?) j) Saker med registrering i databasen: AiN gjør søk i databasen over personregister og finner hvilken avlevering og boks mappen ligger i. (Lag adresselapp, som følger saken tilbake i magasinet). Når mappen hentes ut fra boksen, må det alltid brukes utlånskort med merknad om navn på mappen og hvem som har lånt den og dato den er lånt. Utlånskortet legges i boksen slik at det stikker opp foran lokket. Boksen settes så tilbake på plass i hylla. l) I databasen gjøres det merknad i feltet for historikk med: dato og med ”kopi av mappe sendt arkivskaper” m) Saker uten registrering i databasen: En del arkivskapere med store mengder klientopplysninger er ikke registrert i databasen (legevakt, familievernkontor, bidragsfogd, pasientjournaler med mer). Her finner man frem aktuelle mappe og bruker utlånskort (ved eks. legevaktjournaler må utlånskortet settes på riktig plass i boksen selvfølgelig merket med navn og dato) Da boksen ofte ikke kan settes på plass med utlånskortet oppi, settes boksen på arbeidsbordet i magasinet. Etter kopiering av mappen settes denne snarest på plass i magasinet. Det tas kopi av innsynsbrevet og dette legges i manillamappe med påskrift: Henvendelse til arkiv som ikke er registrert på mappenivå. n) AiN skal vurdere om formålet med utlånet/innsynet er i overensstemmelse med gjeldende regelverk på området, og innhente mer informasjon dersom formålet er uklart eller mangelfullt uttrykt. o) Et eventuelt avslag skal være begrunnet (enkeltvedtak), og det skal vises til hjemmel for avslaget. p) I noen tilfeller (i tilfelle konflikt eller andre problemer), og det er et sterkt ønske fra den som søker innsyn, kan selve innsynet skje hos AiN. I slike tilfeller skal en eventuell utilrådelighetsvurdering gjøres av fagpersonale på forhånd, og en representant (advokat eller fullmektig) bør følge med vedkommende. Hva lånes ut? q) Personregistermateriale lånes bare ut når det kan vises til gyldig hjemmel for et slikt utlån. r) Arkivskaper har hjemmel for tilbakelån når bruken er den samme som før (gjenopptakelse av klientforhold), når det er nødvendig for å oppfylle krav om partsinnsyn, til rettslig bruk og til oppfylling av pasientrettigheter. s) Kun hele mapper lånes ut, ikke enkeltdokumenter. Regler for forsendelse t) Forsendelse av sensitive personopplysninger skal alltid skje rekommandert, eller ved personlig overlevering. Skriv R på konvolutten. Behandling hos arkivskaper u) Før innsynet gis skal saksbehandler gå igjennom mappen, og vurdere om det bør legges begrensninger på innsynsretten etter bestemmelsene i forvaltningsloven og personopplysningsloven. v) Både selve innsynet og eventuell kopiering av dokumenter bør skje i regi av arkivskaper/avleverende instans, men innsynet kan gis av overordnet instans/rådmannen hvis det er mest hensiktsmessig. w) Tilbakelånt materiale skal ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos arkivskaperen, jf. arkivforskriften § 3-23. x) Tilbakelånt materiale skal oppbevares etter bestemmelsene i arkivforskriften, dvs. gis den nødvendige sikring mot alt som kan skade arkivmaterialet. y) Tilbakelånt materiale skal ikke lånes videre til andre uten samtykke fra arkivdepotet. Forskere z) Forskere kan få bruke personregistermateriale etter å ha søkt vedkommende departement og fått adgang. æ) Kopi av departementets vedtak skal legges fram for arkivdepotet, som skal kjenne til hvilke betingelser som er stilt til den som får innsyn. ø) Forskere skal undertegne taushetserklæring, og bruke materialet på AiNs lesesal. Dokumentasjon og oversikt å) AiN skal gjennom arkivfaglige tiltak sikre personregistermaterialet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Standard svarbrev: Vi viser til deres henvendelse ang. klientmappe. Alle sakens dokumenter er kopiert. Kopiene makuleres etter bruk. Ved spørsmål eller uklarheter, vennligst ta kontakt! |