Sjekkliste - hva skal arkiveres?«Hver og én har nå blitt sin egen arkivsjef. Hvilke e-poster vil jeg slette, hvilke tar jeg vare på og hvor lenge?» Med «arkiveres» menes her lagring i elektronisk godkjent arkivløsning. Det er innholdet som avgjør om du skal ta vare på det materiale du har fått. Fordi du er i det offentliges tjeneste vil din «personlige» e-postkasse inneholde dokumentasjon som er av offentlig interesse. Det kan være dokumentasjon som er viktig for noens rettssikkerhet. Denne sjekklisten kan hjelpe deg å avgjøre om e-posten du sitter med skal til arkivet:
| Dokumentets innhold
|
Ja
|
| Inngår dokumentet i saksbehandling?
|
|
| Vil dokumentet kreve oppfølging?
|
|
| Vil innholdet bety noe når det har gått en stund?
|
|
| Forteller det noe om organisasjonen?
|
|
| Er denne e-posten viktig for organisasjonen?
|
|
Hvis ja på noen av spørsmålene; arkiver den!Eks på dokumenter som skal arkiveres: Materiale som dokumenterer saksbehandling, vedtak og oppfølging i egen administrasjon, - uavhengig av hvem. Inngående brev, søknader, notater, utredninger, kopi av utgående brev, anbefalinger og vedtak. Post som inneholder vesentlig dokumentasjon. Korrespondanse mellom enheter i kommunen? Man skal ikke arkivere materiale som ikke fører til saksbehandling For eksempel rundskriv, brev til orientering og utskrifter av møtebøker. Dette kallers arkivuverdig materiale, eller informasjonspost. Informasjonsposten skal som hovedregel heller ikke journalføres. I offentlig forvaltning er saksbehandlerne ansvarlige for at alle relevante opplysninger blir tatt med i saksdokumentene. Men de personlige arbeidsnotatene som blir laget i løpet av en sak skal normalt ikke arkiveres. Materiale som ikke skal journalføres, er verken gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og har sannsynligvis tidsbegrenset interesse |