|
Reglement for avlevering av elektronisk materiale til depot hjå IKAH Verkeområde Retningslinene gjeld for kommunar som skal deponera eller avlevera elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv for Hordaland (IKAH). Retningslinene omfattar elektroniske journal- og arkivsystem, fagsystem og alle andre elektroniske forvaltningssystem som inneheld informasjon som skal bevarast med heimel i arkivlova. Heimelsgrunnlag
- Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter; forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskriften) og forskrift av 01.12.99 nr. 1566.
- "Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner" av 01.06.2002”
- "Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket" (forskr. nr. 1566, kap. VIII).”
Føremål Føremålet med deponering av elektronisk arkivmateriale er å ivareta verdifull dokumentasjon på ein slik måte at den kan vere tilgjengeleg i uoverskueleg framtid. For å kunne gjere dette må dataa trekkast ut av den opphavlege databasen, konverterast til eit godkjent format, kvalitetssikrast og lagrast på eit godkjent lagringsmedium. Føresetnader for å overføra elektronisk arkivmateriale til IKAH Deponering og avlevering. Desse retningslinene gjeld både avlevering og deponering av elektronisk arkivmateriale. Avlevering inneber at IKAH overtar ansvar for alt vidare teknisk vedlikehald og dei tekniske konverteringane som seinare kan vere naudsynte. Når arkivmaterialet vert deponert har IKAH ansvar for vedlikehald og konverteringar av ein kopi av materialet. Denne vert bevart utilgjengelig for bruk. Det arkivskapande organet har framleis det fulle og heile ansvaret for data i det opphavlege systemet og må vedlikehalda informasjonen og eigne brukarar inntil den formelle avleveringa har skjedd. Eit organ som har deponert elektronisk arkivmateriale, kan difor ikkje slette arkivdata i det opphavlege systemet. Tidspunkt for avlevering Avlevering til IKAH skal normalt skje når arkivmaterialet er 25-30 år gamalt, jfr. arkivforskrifta § 5-2. IKAH kan saman med administrasjonssjefen fastsetta andre tidspunkt for avlevering. Frå elektroniske journal-/arkivsystem skal det gjerast arkivuttrekk straks ein arkivperiode er avslutta, jfr. arkivforskrifta § 3-17. Avlevering skal skje som deponering eller ordinær avlevering etter nærmare avtale. Eventuelle tilknytta elektroniske dokument skal følgje ved deponeringa. Tilhøyrande dokument på papir skal følgje som ledd i den ordinære avleveringa. Frå elektroniske fagsystem skal arkivuttrekk deponerast eller avleverast når det er fare for at informasjonen går tapt, t.d. ved overskriving eller konvertering. Dersom et system går ut av administrativ bruk utan at datainnhaldet vert konvertert til eit nytt system, eller dersom eit organ vert lagt ned eller opphøyrer, skal det gjerast ei samla avlevering, jfr. arkivforskrifta § 5-3. Register og system som er underlagd konsesjon frå Datatilsynet, skal avleverast når konsesjonen opphøyrer. Dette gjeld og register eller system der konsesjonen inneheld føresegner om sletting. Arkivmaterialet som er overført IKAH som depositum skiftar status til avlevering på det fastsette avleveringstidspunktet eller etter nærmare avtale. Tilbakelån Avlevert eller deponert elektronisk arkivmateriale vil ikkje bli distribuert som ordinære utlån, men som kopiar av det avleverte materialet eller som applikasjonar eller nettbaserte formidlingstenester. Framgangsmåte ved avlevering og deponering - Framstilling av arkivversjon Ved deponering skal deponerande organ ta eit uttrekk av bevaringsverdige data frå tabellane i databasen, og konvertera desse til eit filformat som er godkjent for langtidslagring. Deretter skal den nye versjonen lagrast på godkjent lagringsmedium. Dokumentasjon som skal følgje deponeringa For at uttrekket skal kunne nyttast må fylgjande dokumentasjon følgje med, i den grad det eksisterar.
- Ei beskriving av datauttrekket sin struktur og innhald (metadata)
- Systemdokumentasjon for beskriving av det opphavlege systemet
- Brukardokumentasjon som beskriv den administrative bruken av systemet
- Dokumentasjon med informasjon om sjølve deponeringa.
Arkivmedium Elektronisk arkivmateriale som vert deponert hjå IKAH skal være lagra på eit av Riksarkivaren sitt godkjent arkivmedium. Ta kontakt med IKAH for ytterlegare informasjon. Kvart arkivmedium skal deponerast i to identiske eksemplar. Dersom arkivskapande organ ynskjer å deponera elektronisk arkivmateriale på eit anna medium enn det som til ein kvar tid er standard, må dette godkjennast av IKAH på førehand. IKAH sine plikter Testing og kontroll IKAH skal teste og kontrollera alle elektroniske arkiv som vert deponert. Dersom det vert oppdaga feil eller manglar ved deponeringa pliktar IKAH å melda frå til arkivskapande organ, slik at et nytt uttrekk kan takast. Vedlikehald IKAH har ansvar for vedlikehald og naudsynte konverteringar i depot. Betjening IKAH har ansvar for tilgjengeleggjering av deponerte elektroniske arkiver. |