Avlevering av papirbasert arkivmateriale

Retningslinene for avlevering av arkivmateriale til depot hjå Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS byggjer på heradet sine avleveringsreglar (jfr. Arkivforskrifta § 5-12og § 5-4) og Riksarkivarens Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar.

Ansvarstilhøve

Ved avlevering til depot hjå IKAH vert ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til IKAH.

Heradet har framleis eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet vert bevart i samsvar med arkivlova § 6.

Avleveringstidspunkt

Tidspunkt for avlevering av arkivmateriale skal avtalast med IKAH.

Vanleg

Avslutta arkiv etter nedlagte einingar skal avleverast straks, dersom det ikkje blir overført til ei anna kommunal eining.

• Mapper på barnehagebarn etter Opplæringslova
• Elevmapper frå skule etter Opplæringslova
• Klientmapper på PPT
• Barnevernsmapper etter Barnevernlova
• Klientmapper etter Sosialtenestelova
• Klientmapper frå flyktningekontor
• Pleie- og omsorgsarkiv (brukarmapper) etter Sosialtenestelova
• Pasientjournalar og helsekort frå kommunehelsetenesta

Arkivmateriale skal avleverast samla for heile heradet, normalt kvart 4. år.

Klargjering

• Materialet som skal avleverast skal handsamast på fylgjande måte:
• Møtebøker og vedtaksbøker som er produsert som lausblad, skal bindast inn. Møtebøker der referata er limt inn i protokollar er ikkje arkivhaldbare, og ein skal ta kopi av desse før overføring. Kopien skal avleverast saman med originalen.
• Kopibøker og utskrifter av journalar skal bindast saman og leggjast i arkivboksar.
• Saksdokument skal leggjast i omslag eller mapper i samsvar med strukturen i arkivet. Omslag og mapper skal vere påført informasjon om innhaldet: arkivkode, saksnummer, sakstittel e.l.
• Omslag/mapper skal vere av syrefritt papir. Eit omslag kan vere eit A3-ark som er bretta på midten og lagt rundt dokumenta.
• Personmapper leggjast i arkivboksar alfabetisk eller etter fødselsdato, det vil seie i same orden som den arkivet var ordna etter før avleveringa. Boksane må ikkje vere for fulle. Mapper etter døde personar bør merkast særskilt. Dersom ein har større mengder slike mapper kan desse leggjast i eigne arkivboksar som ein eigen serie.
• Arkivmaterialet skal vere kassasjonsbehandla.
• Materialet skal reingjerast for smuss og støv, plast, plastomslag, merkelappar med lim (t.d. ”post-it”), tape og binders skal fjernast.
• Dersom materiale er skada, skal ein ta kontakt med IKAH for å få råd om korleis det kan reparerast. Materialet skal vere reparert før avlevering.

Pakking og merking

Arkivmateriale som ikkje skal bindast inn, skal handsamast på fylgjande måte:

• Materialet skal leggjast i arkivboksar som er godkjent av arkivdepotet.
• Materiale som ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal pakkast på forsvarleg måte i samråd med arkivdepotet.
• Alt arkivmateriale skal vere reingjort før overføring.
• Materialet skal merkast med etikettar av arkivhaldbart papir. Etikettane skal limast på med lim som er godkjent av Riksarkivaren. Sjå link om lim til etikettar
• Etikettane skal innehalda informasjon om kommune, arkivskapar, arkivserie, innhald, ytterår og arkivstykkenummer.

Avleveringslister

Arkivdepotet har utarbeida standardiserte avleveringsskjema. Arkiv som skal avleverast skal vere registrert på desse listene på denne måten:

• Kvar arkivserie skal førast på ei eiga liste, med opplysningar om arkivskapar, arkivserie og ytterår. Listene skal vidare gje oversyn over arkivstykka i serien, med informasjon om nummerering og innhald.
• Dersom deler av materialet er unnateke frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av arkivlistene.
• Personregistermappene skal registrerast i avleveringslister som skal vera identisk med innhaldet i boksane. Mappene treng ikkje liggja alfabetisk. Denne skal gi oversyn over kva mapper som ligg i kvar einskild arkivboks. Listeføring skal skje i Word/Excel, og lagra på eit høveleg medium (cd/minnepenn) og skal enten verta levert IKAH før deponering eller fylgja med når arkivet vert deponert til IKAH.
• Kontroller nøye at avleveringslistene samsvarar med innhaldet i arkivboksane.
• Avleveringslistene er grunnlaget for den bestandsoversikten som IKAH til ein kvar tid skal ha over materialet som oppbevarast hjå IKAH.

Gjennomføring og godkjenning

Arkivleiar samordnar arbeidet med å klargjera arkivmateriale frå ulike avdelingar/einingar for avlevering. Heradet er ansvarleg for gjennomføringa av avleveringa og dekkjer kostnadane. Heradet får ein kvittering frå IKAH når materialet er avlevert til depotet.

Materiale som ikkje er ordna etter dei retningsliner som omtala over, kan verta nekta godkjent for avlevering til IKAH sitt depot. Materialet må i så fall tilbake til heradet for ny ordning og merking for heradet si rekning. Ta derfor kontakt på førehand dersom noko er uklart med omsyn til avleveringa.