Kvalitetssikring av journalen

Arkivtenesta skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei samme dokumenta finst i det fysiske arkivet.

Arkivtenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar.

Kontroll av journalpostar

Arkivtenesta skal dagleg hente fram alle journalpostar med status S og F. Dette er inngåande epost og utgåande brev produsert av sakshandsamar. I dei tilfelle journalposten har medført at det er oppretta ny sak, skal arkivtenesta også kontrollere saksopplysningane.

Arkivtenesta skal sjå til

• at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• at saka er knytt til rett arkivdel
• at journalposten er knytt til rett sak
• at rett arkivkode er sett på saka

For utgåande brevpost skal Arkivtenesta kontrollere journalopplysningane mot den tilsendte kopi av det utgåande brevet og deretter legge dette i arkiv og kopibok.

Arkivtenesta skriv sjølv ut og arkiverer utgåande e-post med vedlegg (sjekk)

Når dette er utført skal journalpoststatus endrast til J. Dette vil legge journalpostane ut på offentleg journal.

Kontroll med reserverte saker

Arkivtenesta skal med jamne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Arkivtenesta skal sjå til

• at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• at saka er knytt til rett arkivdel
• at rett arkivkode er sett på saka

Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte tomme saker

Kontroll med reserverte journalpostar (konsept)

Arkivtenesta skal med jamne mellomrom utføre søk på journalpostar eldre enn ein månad med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa.

Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange uaktuelle reserverte dokument