Utgåande post

Brev og e-post frå Ullensvang herad skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert. All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal.

Elektronisk arkiv

Ny sak

Det skal oppretttast ny sak dersom eit utgåande dokument eller eit internt notat er fyrste dokument i saka. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast.

Når sakshandsamar opprettar sak får den status R. Arkivtenesta vil påføre korrekt klassering og ellers kvalitetssikre den.

Sakshandsamar skal melde til Arkivtenesta når eigne saker skal avsluttast. Før avslutning må alle journalpostane vere avskrivne. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte Arkivtenesta.

Svare på journalpost / opprette utgåande brev

Sakshandsamar skal registrera journlaopplysningar til eigne utgåande brev, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.  Sakshandsamar skal også

• føre på mottakarar og kopimottakarar
• føre på dokumenttype
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar

Inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R

Når dokumentet er ferdig til ekspedering/postlegging skal det markerast som ferdigstilt med status F

Sakshandsamar skriv sjølv ut brevet, underteiknar og konvolutten levert til frankering. Det skal takast to kopiar av utgåande brev - eit til arkiv og eit til kopibok. (brev med evt vedlegg tilarkiv /kunn brev i kopibok)

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.

Utgåande e-post

Sakshandsamar skriv all korrespondanse i saksystemet , men kan sende/ekspedere det pr. e-post.

SvarUt

Sakshandsamar skal som hovudregel etter ei heilheitleg vurdering senda utgåande brev frå Websak via SvarUt. Dette er ei sikker elektronisk sending, der ein kan senda både offentleg og ikkje offentlege dokument. Mottakar får dokumentet i sin Altinn. Om ikkje dokumentet vert opna innan 48 timar, i Altinn vert det printa ut automatisk og sent i posten til vedk.

Interne dokument og notat

For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Det skal skrivast ut ein kopi til arkivet.

 Under finn du eit oversyn over viktige rutinar for utgåande post i Ullensvang herad.