|
Rutine ved utilgjengeleg elektronisk system Kort periode Dersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dagar) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle høve. Saksmapper skal då kunne lånast ut til sakshandsamar på førespurnad, og det skal førast utlånskort og ei eiga utlånsliste. Lengre periode: (Rutina under er og omtala i rutinar for arkivarar side 29): 9 RUTINE VED UTILGJENGELEG SYSTEMOm journalen- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom, skal arkivet setje i verk fylgjande rutine: 9.1 FØRING AV MELLOMBELS JOURNAL Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument som inneheld opplysningar i høve til arkivlova § 2-7. Skjema for mellombels journalføring finn ein i Sakarkivet arkivkode 051 i sak 13/575 dokument 85 og på www.arkivplan.no Under Rutinar for arkivarar. 9.2 HANDSAMING AV INNKOMNE OG INTERNE DOKUMENT Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelse papirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumentet. Originalen vert lagra i eigen bunke hjå arkivet inntil systemet er tilgjengeleg og dokumentet kan registrerast og skannast i Websak. Kopiane vert påført påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane vert så fordelte til leiaren/sakshandsamaren. Når systemet er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrerte i Websak på grunnlag av den mellombelse journalen. Dokumentet vert påført saks- og dokumentnummer samt sakshandsamar frå den mellombelse journalen. Dokumenta vert skanna og journalført slik at sakshandsamaren kan kassera kopiane. Er det påført merknader, må dei leggjast inn i Websak under merknader til journalposten, og avskriv dei dokument så må det leggast inn avskrivingsopplysningar. 9.3 HANDSAMING AV UTGÅANDE DOKUMENT Sakshandsamaren produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna høveleg system. Er det straumbrot, så må ein skriva vanlege manuelle brev. Arkivkopi og kopi til kopibok av det utgåande dokumentet vert lagt i hyllene slik rutina er i dag. I tillegg skal sakshandsamar om ein har nytta elektronisk system, sende det elektroniske dokumentet på e.post til arkivleiar om dette er mogeleg. Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den førebelse journalen, og legg dei i eigen bunke for skanning når systemet er tilgjengeleg. Når systemet er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument i Websak på grunnlag av tilsendt e-post eller papirkopi og registreringane i den førebelse papirjournalen. Dokumenta vert knytt til det elektroniske arkivet ved å arkivera dei elektroniske filene ein har fått eller ved å skanna dei utgåande dokumenta. Monica Hagen Hereid Arkivleiar |