| Formål Ivareta alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter elektronisk, og at original på papir oppbevares i de tilfeller der dette er nødvendig. Omfang Gjelder alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter som av juridiske årsaker skal oppbevares på papir i avtaleperioden. Dette gjelder avtalene/kontrakter om kjøp, salg eiendomsrett Herunder avtaler/kontrakter:
- med minst to signaturer hvor en av avtalepartene er ekstern
- tinglyste avtaler som kommunen har inngått
- skjøter og garantier
Unntak: Avtaler/kontrakter som gjelder kun en kort periode (inntil 3 mnd – skannede dokumenter bunkelegges i 3 mnd før makulering), disse skal kun ligge elektronisk, papirversjon oppbevares ikke. Bakgrunn Avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter skal registreres, skannes og arkiveres, samt at signert utgave arkiveres manuelt. Det skal gå klart fram hvor originalen befinner seg. Oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter ivaretas i arkivsaken, og det kan settes opp automatisk varsling av tidsfrister for denne type oppfølging. Arkivsaken kan avsluttes når saksbehandlingen i forbindelse med inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er ferdigstilt. Spesielt for elektroniske arkivdeler I elektroniske arkivdeler må det etableres et vedleggsarkiv for de signerte papirversjoner. Når avtale-/kontraktsperioden er slutt skal originalene tas ut av vedleggsarkivet. Skjøter, tinglyste dokumenter og garantier returneres til enhet/oppdragsgiver når avtaleperioden er utløpt og disse ikke lenger er aktuelle. Ansvar Enhet: - Oversende original underskrevet avtale/kontrakt (på papir) til Dokumentsenteret for skanning, journalføring og arkivering. Det skal gis beskjed om saksnummer dersom dette eksisterer. - Oppfølging av kontrakt/avtale i avtaleperioden. - Forsvarlig oppbevaring av de inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter som enheten ønsker å ha lokalisert på enhet. Dokumentsenteret: - Skanne, journalføre og arkivere kontrakter/avtaler i henhold til arbeidsbeskrivelse. - Oppgi hvilken enhet som har fått tilsendt original avtale/kontrakt/tinglyste dokument der dette er aktuelt. - Holde oversikt over hvordan inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er oppbevart i papir ute i enhetene dersom dette er aktuelt. Arbeidsbeskrivelse - Dokumentsenteret Avtale/kontrakt/tinglyste dokument registreres i riktig sak uavhengig hvilken arkivdel saken tilhører. Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument skal ligge som egen journalpost eller som vedlegg til en journalpost. Som dokumentkategori velges AVTALE som lokasjon velges den enhet som den originale avtalen er sendt til dersom avtale/kontrakt/tinglyste dokument ønskes oppbevart på enhet, hvis ikke oppgis dokumentsenterets enhetskode som lokasjon. Vedleggsarkiv Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument arkivlegges i papir etter saksnummer (som hovedregel), i eget vedleggsarkiv tilhørende den aktuelle arkivdelen. Anbud:
- Når anbudene mottas tas det kopi av konvolutten som registreres av dokumentsenteret. Det opprettes ny sak dersom det ikke er gjort av saksbehandler.
- Tilbudet til de som får kontrakten/rammeavtalen blir registrert sammen med protokollen.
- De andre tilbudene/anbudene blir tatt vare på i 2 år før de makuleres.
- Når avtalen er signert blir tilbudet offentliggjort og går ut på postlisten.
|