| Hensikten med skriveregler for registrering av saker og dokumenter er:
- Kunne søke opp saker og dokumenter
- Kunne stole på søkeresultatene
- Arkivet skal være en informasjonskilde for alle i Færder kommune. Også de som ikke har inngående kjennskap til saksområdet skal kunne søke frem saker og dokumenter.
- Offentlig journal skal gi en konkret beskrivelse av innholdet i saker og dokumenter.
- Behov for rapporter og statistikker: Mer enhetlig bruk av saks- og dokumenttitler.
- Lette oppfølging av saksbehandlingen
| Sakstittelen
|
Kommenterer
|
| Meningsbærende innhold som dekker hele saksforholdet (alle dokumenter i saken).
|
Sakstittelen skal være dekkende for innholdet i alle journalpostene. Så kort som mulig.
|
| Skill den ene saken fra alle andre saker - Ingen sakstitler skal være helt identiske
|
Legg til helt spesifikke opplysninger hvis det er en sakstype det er mange av. Årstall, person, gnr/bnr, bedrifter …etc
|
| Skal inneholde relevante søkeord
|
Legg til søkeord som kan lette gjenfinning
|
|
|
|
| Likeartede saker skal ha likelydende tekst. Individualiserende opplysninger føyes til.
|
Føy til for eksempel adresse, gbnr., navn (eventuelt i 2. linje)
|
| Sakstitler skal ikke ufarliggjøres for å unngå innsynskrav, men opplysninger unntatt offentlighet kan skjermes.
|
Man skal så langt det er mulig unngå å unnta en sak fra offentlighet. (Se journalpost-innhold )
|
| For personmapper
|
Se oversikt over sakstyper
|
| Journalpost - Innhold
|
|
| Meningsbærende innhold som skal beskrive dokumentets innhold
|
Overskriften på innkomne brev/notater trenger ikke skrives inn ordrett. Bør være dekkende og så kort som mulig
|
| Normalt ikke identisk med sakstittelen
|
|
| Skill det ene dokumentet fra det andre - Ingen innholdsbeskrivelser i saken skal være helt identiske
|
Legg til helt spesifikke opplysninger som: Vurdering, klage, …etc
|
| Bruk søkbare ord
|
Bruk tittel som utgangspunkt og legg til relevante søkeord som kan lette gjenfinning
|
| Teksten i innhold skal ikke ufarliggjøres for å unngå innsynskrav, men opplysninger unntatt offentlighet kan skjermes.
|
Kan være nødvendig i enkelte saker, f.eks. personnr og personlige kontonr.
|
| Ved skjerming må resterende tekst være meningsfylt uten å røpe taushetsbelagte opplysninger eller andre forhold som vurderes unntatt offentlighet.
|
Velg hjemmel for gradering og merk av hvilke felt som skal skjermes. Velg grad av skjerming: Ingen haker - åpent dokument Skjerming 1 - kun dokumentfil skjermes Skjerming 2 - linje to i tittel skjermes Skjerming 3 - linje to, avsender/mottaker og klassering skjermes
|
| Likeartede saker kan ha regler for likelydende tekst i journalpost. Individualiserende opplysninger føyes til.
|
Noen sakstyper har egne skriveregler
|
| For personmapper
|
Sakstyper for barn- og ansattmappe
|
| Dokumenttittel (filnavn)
|
|
| Hoveddokument: Journalpostinnhold og dokumenttittel vil som hovedregel være likt.
|
|
| Alle målformer tillatt her.
|
|
| Vedlegg: Gi filene meningsbærende navn. Legg eventuelt til nødvendig informasjon som: Vedlegg 1 Offentlig versjon (ved skanning av sladdet versjon)
|
|
Språkform For å sikre søkbarhet vil Færder kommune bruke: Bokmål - brukes i sakstittel og i innholdsfeltet i journalpost – på 1. tittellinje. Uansett språket i brevene. Originaltittel: Når dokumentet er skrevet på nynorsk eller annet språk, skrives originaltittelen på 2. linje (Dokumentsenterets oppgave) Egennavn (f.eks. navn på organisasjoner) og titler på rapporter, prosjekter o.l. skrives på originalspråket men noen søkeord bør i tillegg skrives på norsk.
|