| - All saksbehandling skal kunne dokumenteres. - All dokumentasjon som ikke registreres i andre fagsystemer, skal registreres i WebSak. Dokumentasjon som skal registreres er:
- saksdokumenter (uavhengig av hvilket format det er produsert i)
- opplysninger med dokumentasjonsverdi som viser/begrunner nødvendig grunnlag og beslutning i saksbehandlingen
Definisjon på saksbehandling: Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak. Definisjon på saksdokument: Et dokument som Færder kommune har
- mottatt eller opprettet selv (regnes som opprettet når det er sendt til mottaker eller er ferdigstilt)
- og som gjelder ansvarsområdet til Færder kommune.
Holdes utenfor registrering: Masseprodusert og allment tilgjengelig materiale (reklame, årsrapporter fra andre, kursinvitasjoner, sakspapirer i andres offentlige utvalg, etc.) Lovgrunnlag for dokumentasjon av saksbehandling: Forvaltningsloven gir saksbehandlingsregler og Arkivloven gir regler om hva Færder kommune har plikt til å journalføre, arkivere (registreres og lagres) og arkivbegrense. Loven gir også krav til type system og rutiner ved bruk av elektronisk arkiv. Offentleglova gir plikt til å følge arkivlovens regler om journalføring, samt en plikt til å gjøre offentlig journal tilgjengelig.
|