JournalføringAlle inn- og utgående saksdokumenter journalføres. Saksdokumenter er alle dokumenter som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3 må regnes som sådanne, og som blir gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon for kommunen. Hovedregelen er at journalføringen skal foregå i WebSak. Dersom et saksdokument skal behandles i et fagsystem med journalføringsfunksjon, registreres dokumentet her. Ved journalføring skal saksdokumentet knyttes enten til en eksisterende sak, eller til en nyopprettet sak i systemet. Dersom det er usikkerhet om det allerede eksisterer en sak, er det viktig å foreta søk i WebSak slik at det ikke oppstår ”parallelle saker”. Journalen skal etter journalføring inneholde følgende opplysninger som et minimum:
- Journalføringsdato
- Saks- og dokumentnummer
- Avsender / mottaker
- Sakstittel
- Dokumenttittel
- Datering av dokumentet
- Primær og eventuelt sekundær arkivkode/klassering
I tillegg skal det vurderes om saken/dokumentet skal være unntatt offentlighet eller under kategorien IP-ikke publiser. Skriveregler
| 1
|
Tittelen skal være på bokmål.
|
| 2
|
Tittellinje 1 skal aldri inneholde opplysninger av sensitiv karakter/opplysninger som er underlagt taushetsplikt. I saker eller dokumenter som er unntatt offentligheten kan deler av tittelen skjermes ved å bruke tittellinje 2 og korrekt graderingskode. Den offentlige tittelen (linje 1) må likevel gi et godt bilde av sakens eller dokumentets innhold.
|
| 3
|
Tittelen skal inneholde sentrale ord og uttrykk som gir en god beskrivelse av sakens eller dokumentets innhold.
|
| 4
|
Tittelen bør ikke inneholde for eksempel «SV», «VS» «FWD» m.m. som følger med fra emnefelt i e-poster.
|
| 5
|
Tittelen skal ikke inneholde filekstensjon (for eksempel "*.pdf", "*.docx", "*.jpg", "*.doc").
|
| 6
|
Hvis en sakskarakter endres skal også tittelen endres.
|
| 7
|
Alle begreper skal som hovedregel skrives helt ut. Forkortelser kan eventuelt komme i tillegg. Allment kjente forkortelser/akronym er tillatt.
|
| 8
|
Fremmedspråklige tekster skal av hensyn til søkbarhet også oversettes til bokmål.
|
| 9
|
Datoer skal skrives slik: DD.MM.ÅÅÅÅ.
|
I tillegg skal det føres inn følgende opplysninger som benyttes i den interne saksoppfølgingen:
- Saksansvarlig
- Saksbehandler
- Behandlingsfrist
- Avsenders referanse
- Avsender/mottakers - fra Folkeregisteret eller enhetsregisteret i Brønnøysund
Journalføringen i WebSak skal gjennomføres ihht beskrivelsen i rutiner i kvalitetssystemet. Etter at saksdokumentene er skannet har journalposten journalstatus M (midlertidig journalført). Etter at det elektroniske dokumentet er kontrollert og knyttet til riktig journalpost, setter dokumentsenteret journalstatus til J (journalført). E-post: Dokumenter som blir sendt eller mottatt via e-post, og som etter innhold må regnes som saksdokument, skal behandles som annen sakspost. Inngående e-post til kommunens sentrale e-postmottak registreres og journalføres av dokumentsenteret. Saksbehandler er ansvarlig for vurdering og eventuell registrering av e-post som kommer direkte til han/henne. Saksbehandler må selv vurdere om den mottatte e-posten er å anse som sakspost for kommunen. Dersom e-posten er sakspost registrerer saksbehandler denne i WebSak. Arkivtjenesten står for den endelige journalføringen (sette journalstatus til "J"). SMS: Hvis saksbehandler mottar SMS, skal denne sendes til e-post og arkiveres derfra og inn i WebSak. Det skal opplyses at vi ikke kan saksbehandle pr SMS, men at det svares opp pr. e-post og at man håndterer saken videre derfra. |