|
Arkivserie En arkivserie er en del av et arkiv som skiller seg fra en annen på grunn av innhold eller ordningsmåte. De vanlige arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournaler, sakarkiv og spesialarkiv. Møtebøker:
- Inneholder sakliste, saksframlegg, innstilling og vedtak fra møter i formannskap, kommunestyre, komiteer og utvalg.
- Byggsaksavdeling samler sine delegerte vedtak i en kopibok.
Journaler:
- Er et register over all inn- og utgående korrespondanse i tillegg til arkivverdig interne dokumenter og dokumenter produsert for politisk behandling. På kommunehuset er ESA versjon 8.1.2.2 kommunens offisielle journal.
- Klientsaker behandles i enhetens fagsystem(Sosial-, barneverns- og hjemmetjeneste), i tillegg ligger det manuelle journaler som er unntatt offentlighet og oppbevares nedlåst i avdelingen eller i egnet arkivlokale. Oversikten over disse fagsystemene ligger i arkivplanen.
Saksarkivet Inneholder saksdokumenter som er ordnet etter et annet system enn arkivnøkkel, som regel objektsrelaterte system som fødselsdato, alfabet og gårds- og bruksnummer. Krødsherad kommune har følgende spesialarkiv liggende på de ulike enhetene/avdelingene i kommunen, samt at noe er registrert i ESA (Det foreligger etterslep på elektronisk mapper som omhandler saker notert nedenfor): - Gnr/Bnr - byggesaksbehandling/deling/plan/oppmåling er lokalisert på Arealenheten - Elev - Elevmapper er lokalisering på skolene inntil eleven er ferdig på grunnskolen - Barn - Barnehagemapper - er lokalisering på barnehagen inntil barnet har begynt på skolen - Personalarkiv – Egne personalmapper for hver ansatt - er integrert i sentralarkivet - blir satt bort når ansatte slutter. Arkivtjenesten har det daglige ansvaret for kommunens dagligarkiv, bortsettingsarkiv og fjernarkiv. De skal sørge for at alle saksdokumenter håndteres riktig til riktig tid og at de kan stilles til disposisjon for de som spør etter dem (ansatte, presse og publikum). Dette vil gjelde både aktive og eldre saker/ dokumenter. En slik gjenfinning skal ikke være basert på enkeltpersoners husk, men skal kunne gjenfinnes ut fra korrekt arkivering i henhold til gjeldene lover og regler for arkivering i kommunal sektor. Arkivtjenesten journalfører post for alle kommunens enheter, med unntak av dokumenter som journalføres i fagsystemene. Aktivt arkiv, bortsettingsarkiv og fjernarkiv Arkivordningen i Krødsherad skiller mellom aktivt arkiv, bortsettingsarkiv og fjernarkiv. Aktivt arkiv: Målet vårt er at arkivet inneholder arkivmateriale som er behandlet i inneværende valgperiode. Sakarkivet følger perioder på 4 år før det blir overført til bortsettingsarkivet. Objektarkivet: - Gårds – og bruksnr – er aktivt i 25 år. - Reguleringsplanarkiv – er aktivt i 25 år. - Personalarkiv over tilsatte – er aktivt i tilsettingsperioden. - Elevarkiv - er aktivt i h.h.t konsesjon fra datatilsynet. - Klientarkiv - er aktivt i h.h.t konsesjon fra datatilsynet. - Pasientarkiv – er atkivt i h.h.t legelovens bestemmelser om pasientjournaler. - Brukerarkiv – er aktivt i h.h.t konsesjon fra datatilsynet. - Restansearkiv for personlige skatteytere og arbeidsgivere - i henhold til de til enhver tid gjeldende regler for skattedirektoratet, som hovedregel 10 år. - Bildearkiv – aktivt på ubestemt tid. Bortsettingarkivet (i aktivt arkiv, ved servicetorget) : - Administrative mapper i aktivt bruk - Aktive personalmapper - gårdsarkiv - Møtebøker Fjernarkivet: - Saker som ikke har vært i aktivt bruk de to siste valgperiodene - Avsluttede personalmapper - Avsluttede klientmapper - Møtebøker – eldre enn 8 år (vi har i tillegg ett eksemplar av møtebøker i aktivt arkiv ved servicetorget). - Journalbøker – eldre enn 8 år. - Kopibøker – eldre enn 8 år - Eldre kart, tegninger, foto m.m. Ved overgang til ny arkivnøkkel må det settes et skarpt periodeskille. «Gammelt» arkiv settes bort etter gammel arkivnøkkel. Arkivnøkkelen settes bort sammen med det arkivet den gjelder for, og foran i arkivet, dette er ikke praktisert helt etter boka tidligere år. Vi har nå samlet, og fått en oversikt over K-kodene som er blitt brukt i kommunen f.o.m år 1994 - t.o.m 2015, perioden vi har benyttet elektronisk arkiv, samtidig som vi har arkivert i saksmapper. Kodene er blitt endret i løpet av disse årene, men kommunen har praktisert å benytte samme koder i 21 år. Det er nedtegnet en merknad i oversiktene, dersom ett emne/objekt er blitt lagt til i en eksisterende arkivkode. Fjernarkivet skal organiseres og katalogiseres på nytt i 2018, det vil da foreligge riktig arkivnøkkel oversikt til riktig periode. |