Arkivtjenestens oppgaver og ansvar

I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker".

Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Værøy kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste med felles sakarkiv. 
Arkivansvarlige i ytre enheter/etater er ansvarlig for de fysiske arkivserier som til en hver tid befinner seg der,
ytre enheter/etater har også daglig ansvar for dokumentasjon som skal registreres i fagsystemer.

Ansvarlige

Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter.

Arkivansvarlig er til daglig den faglige ansvarlige for utøvelsen av oppgavene i egen organisasjonsenhet.

Det skal være én arkivansvarlig i hver journalførende enhet som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten.

Arkivmedarbeider er ansvarlig for å utføre oppgavene i enheten etter nærmeste overordnedes/arkivansvarliges anvisning eller instruks.

Ansvar for oppgavene

Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten.

Arkivtjenesten har derfor ansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i kommunen.

Arkivtjenestens ansvar gjelder all slik dokumentasjon enten den er papirbasert eller elektronisk.

Arkivtjenestens ansvar for utførelse av oppgavene er å:

• sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra (journalføring)
• sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
• sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
• sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.