|
Denne arkivplanen skal erstatte: Arkivplanen for Krødsherad kommune - som gjaldt for perioden 1999 – 2015, og som er lagret under Arkivplan i kommunens arkivsystem (sak nr 13/618). Arkivplanen gir bindende retningslinjer for all behandling av informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for rutinene/retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Krødsherad Kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter Arkivlovens § 6 der det heter: « Offentlige organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i kommunen. Arkivplanen gir en framstilling av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i kommunen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, og en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Arkivplanen skal til en hver tid være oppdatert. Arkivansvarlig har ansvar for at arkivplanen oppdateres ved vesentlige endringer. Arkivplanen skal:
- Være ett verktøy for å kvalitetssikre behandlingen av kommunens arkivmateriale
- Styre produksjon, lagring og bevaring av dokumentasjon i kommunen
- Holde oversikt over kommunens dokumenter
- Være intern oppslagsbok ved behov for kunnskap om arkivforhold
- Bidra til å etablere en felles arkivpolitikk for hele kommunen
- Fungere som dokumentasjon når eksterne myndigheter (Statsarkiv, riksarkivet, kommunerevisjon m.fler) ber om opplysninger.
- Fungere som en kilde til kvalitetssikring av den servicen kommunen skal gi sine innbyggere.
- Bidra til effektivitet i den kommunale saksbehandlingen.
- Sikre en god informasjonsflyt i organisasjonen.
Arkivplanens hovedmål er å styre produksjon, lagring og bevaring av dokumentasjon (arkivdokumenter) i kommunen. Planen skal i tillegg til å være intern dokumentasjon, fungere som dokumentasjon når eksterne myndigheter og overordnede myndigheter ber om opplysninger om arkivforholdene. Arkivet skal til enhver tid skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygge som informasjonskilder, dette gjelder dokumenter fra fortid, nåtid og fremtid. Arkivet skal være en ajourført samleplan, som viser hva arkivet omfatter, og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer som er gjeldende for arkivarbeidet. Kommunen har ett mål om å etablere en felles arkivpolitikk for hele kommunen, slik at alle ansatte til enhver tid vet hvilke rutiner og retningslinjer knyttet til dokumentbehandling som gjelder. Arkivplanen skal ut i fra nedsatte mål altså ikke bare fungere som en oversikt, men den skal også være kommuneansattes interne oppslagsbok. Her skal alle ansatte uavhengig av hvilken enhet/avdeling man tilhører kunne slå opp i planen når man har behov for kunnskap om arkivforholdet i kommunen. Dette forutsetter også at arkivplanen er en lett tilgjengelig informasjonskilde for alle brukere i kommunen. Oppdatering av arkivplan: Jevnlig oppdatering Iflg. Arkivforskriften § 2-2 skal arkivplanen hos ett offentlig organ til enhver tid være ajourført. Det er derfor behov for jevnlig oppdatering. Slik oppdatering vil som regel gjelde enkeltopplysninger eller enkeltdokumenter som inngår i planen. Ansvarlig for oppdatering: Fagansvarlig servicekontor. Full gjennomgang av arkivplanen bør skje minst hvert 4 år og ved endringer som:
- Ved omfattende omorganiseringer i kommunen
- Ved vesentlige endringer i kommunens oppgaver og myndighet
- når det er endringer i rutiner som har betydning for arkivarbeidet
- ved organisatoriske endringer
- ved endringer i lover og forskrifter, og ved nye lover
Fagansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- Det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- Det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
Fagansvarlig for arkivet skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før det blir satt i verk, og har rett til å uttale seg om følgene det kan få for arkivet. |