|
………………………………. kommune - Mandat og oppnevning av arkivplangruppe for utarbeiding av arkivplan på Arkivplan.no.
-
Mandat :
Rådmannen gir med dette mandat til en arkivplangruppe som skal styre, koordinere og ha ansvar for å gjennomføre arbeidet med ”omlegging av arkivsystem og rutiner” for ………………………… kommune. ( Herunder evt. begrensning til deler av kommunen)
Resultat for arbeidet : Arkivplan for kommunen ( evt. deler av kommunen) tilgjengelig på Arkivplan.no innen ………./………..-200…..
Effekt: Samordnede rutiner og oversikt over arkivtilfanget i kommunen med ressursbesparelser i arkivdannings-, formidlings-, opplærings- og informasjonsøyemed.
-
Organisering :
Prosjektgruppa:
Arkivplangruppa skal ha inntil 6 deltakere til enhver tid og ansatte oppnevnes med følgende funksjon (sett inn navn på vedkommende):
Leder og koordineringsansvarlig: Arkivleder i kommunen
Sekretær: En som er god å skrive møtereferater (evt. rullering)
Faste deltakere for øvrig: Edb-ansvarlig, ledere fra forskjellige etater og andre som skal registrere på nettstedet.
( Styringsgruppe:Evt. styringsgruppe ( f.eks. ledergruppen))
Bidragsytere/arbeidsgrupper for avdelingene: I perioder vil andre medlemmer utpekes for sin avdeling/ sektor og arkivplangruppen fordeler arbeid og ansvar til disse.
IKA Nordland (IKAN) v/Arkiv i Nordland sin rolle skal være rådgivende, veiledende og retningsgivende.
Ansvar etter prosjektperioden:
Arkivleder og arkiv forum skal etter avsluttet planarbeid ha oppfølgings/ endringsansvar for arkivplanen, samt andre løpende spørsmål innenfor arkiv, herunder kontakt med IKA Nordland, opplæring, kontroll m.m. Ved større revidering av arkivplanen skal ny arkivplangruppe nedsettes.
-
Ressursbeskrivelse:
Arbeidet vil få konsekvenser for alle ansatte i kommunen, og derfor skal alle involveres i plan-, opplærings- og omleggingsarbeidet. Arkivplangruppa har derfor myndighet til å pålegge alle å delta der det er nødvendig. Etatssjefene har ansvar for at pålagt arbeid blir utført innen fristene.
Arkivplangruppa har ikke særskilte økonomiske midler for å gjennomføre prosjektet.
-
Framdriftsplan :
Arkivgruppa skal ha en tidsplan/ arbeidsfordeling som gruppa så vidt mulig skal følge i arbeidet. Tidsplanen og rammer for arbeidet endres av rådmannen når det er behov for korrigering.
…………………………… kommune, / - 200…
NN
Rådmann |
|