|
Det er ikke foretatt fast periodeinndeling i vårt saksarkiv, men arkivet er periodiser slik:
Skifte av arkivnøkkel:
- NHF-nøkkel 01.01.1950 – 31.12.1982
- NKS-nøkkel 01.01.1983 – 30.11.1996
- K-koder i forskjellige versjoner 01.12.1996 – d.d.
Skifte av saksbehandlingsverktøy:
- Sofie – Unique 01.01.1990 – 31.03.1999
- K2000 – IBM 01.04.1999 – 31.03.2003
- K2000 v. 5.0 01.04.2003 – 07.05.2008
- Ephorte 08.05.2008 - d.d.
Det har vært 2 store organisasjonsendringer i 1995 og i 2004.
Samt innføring av sentralt arkiv 01.04.1999
På bakgrunn av dette har det vært periodedeling i vårt arkiv:
- 01.01.1983
- 01.12.1996
- 01.04.1999
- 01.04.2003
- 08.05.2008 På grunn av ikke gjennomført periodisering og mulig planer for utskifting av sak/arkivsystem utsettes periodisering til 1.1.2020. Nå er vi i en prosess hvor vi vurderer å skille arkiv og saksbehandling eller skifte sak/arkiv-system og derfor vil vi ikke periodisere før det er avklart. Men om det ikke blir noe av så skal vi ha en periodisering 1.1.2020. Vi vil så lenge sak-/arkivsystemet er i produksjon følge våre rutiner for bruk av systemet, samt kjøre backup i hht rutinene og anser det som god håndtering av elektronisk skapt arkivmateriale så lenge systemet er i drift. Så snart systemet skal tas ut av drift vil arkiv, IT og fagansvarlige avklare og gjøre uttrekk fra datasystemer og avlevere til digitalt depot hos IKA Trøndelag IKS. Da vil IKA Trøndelags instruks for Digitalt depot brukes. Rev. 11.10.2017 - Nina |