|
Bevaring av teknisk dokumentasjon på kommunale bygg Vi har mottatt 5 minnepinner fra Søndre Land kommune som et eksempel på dokumentasjon av teknisk oppbygging av et kommunalt bygg. Dette inneholder drifts- og vedlikeholdsdokumentasjon kommunen mottok av entreprenørene som satte opp bygget. Bygget er Svingen Barnehage som ble åpnet august 2015. Byggherre er Miljøbygg AS og er tegnet av arkitektgruppen Lille Frøen As Det er identifisert til sammen 608 filer fordelt på de 5 mottatte minnepinnene. DWG-formatet er egnet for gjenbruk og modifisering, mens PDF-formatet er det beste for langtidslagring. Det er i svært liten grad benyttet PDF/A som i dag er det dokumentformatet som er godkjent for langtidsbevaring. Flere dokumenter ser ut til å være signeringslister for vedlikeholdsarbeider. Dette antyder at ringpermene vil inneholde viktig dokumentasjon på bruk og endring av bygget som ikke vil komme inn i den elektroniske versjonen. Anbefaling Lage en arkivpakke av filene som finnes på minnepinnene i dag. Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av verktøyet Archivematica som IKA Opplandene har installert på en av sine servere. Dette vil lage en bevaringsversjon av dokumentasjonen slik den var da den ble mottatt. Ny dokumentasjon som blir levert digitalt vil i så fall være mulig å legge til som egne arkivpakker. I tillegg anbefaler vi bevaring av ett ringpermsett, og da det som har vært best oppdatert med dokumentasjon når det har vært gjort endringer og tilføyelser. Dette gjelder både tekniske endringer i bygget og for kontrollister. |