Viktig:
- Sjekk kvar dag i Ephorte om du har fått ny post (Ubesvart post)
- Ha alltid oversikt over kva journalpostar du ikkje har besvart (Ubesvart post)
- Ha alltid oversikt over kva dokument du har begynt å skrive på, men som ikkje er ferdige (Under arbeid)
- Søk jamnleg etter dokumenter med forfallsdato (Forfallsliste)
Når du har fått ny post:
- Sjekk at du er riktig saksbehandlar
- Sjekk at dokumentet er ført på riktig sak
- Vurder om dokumentet skal unntas offentligheit
- Vurder meiroffentligheit
Når du skal unnta eit dokument frå offentligheit:
- Påfør riktig tilgangskode og heimel
- Vurder skjerming av ord i journalpost tittelen
- Vurder skjerming av avsendar/mottakar
- Se også punkt 2.3 Lokalt regelverk, Regler for offentlegheit og innsyn i arkiv
Når du skal skjerme opplysningar i journal:
- Informasjon som skal unntakas frå offentlegjering må aktivt skjermas/sladdas, slik at ikkje teksten ligg open/synleg i offentleg journal eller er synleg for brukarar som ikkje er autorisert
- Du kan skjerme opplysninger i journalposten gitt at den er påført heimel
- Når en journalpost er unntatt frå offenttleggjering skal alltid avsendar/mottakar vere avskjerma, når den er stillt til/ sendt frå ei privatperson
- Vert eiganamn skrevet inn i tittel/under innhald i journalposten skal det alltid være avskjerma
- Når tilgangskode E/P vert nytta blir innhald avskjerma automatisk med mindre du vel å avskjerme. Du bør oppheve avskjerming av innhald som ikkje treng vere avskjerma men det er viktig at namnet på den det gjeld er avskjerma gjennomgående på alle journalposter i saken
Dokument som du skal registrere sjølv:
- Journalverdig e-post, som er sendt direkte til saksbehandlar, skal saksbehandlar sjølv importere til Ephorte
- Journalverdig SMS, som er sendt direkte til saksbehandlar, skal registrerast i ePhorte. Ta skjermbilete og send til eigen HFK e-post og eksporter til ePhorte Om det ikkje er teknisk mulig å ta skjermbilete av SMSen, be avsendar om å sende opplysningar på nytt, til dømes på e-post .
- Telefonsamtalar og munnlege konferansar: dokumenterast i ePhorte enten med merknad på journalpost eller ved å legge til eiget notat på saka, ein kan og be samtalepartner sende opplysningane skriftleg, til dømes e-posvt
- Journalverdig Skype meldinger, som er sendt direkte til saksbehandlar, skal registrerast i ePhorte. Alle Skype meldingar lagres automatisk i Outlook under diskusjonslogg og kan arkiveres i ePhorte på samme måte som e-post
- Saksbehandling skal ikke foregå på sosiale media. Eksterne avsendere skal oppfordres til å bruke andre kanaler. Det kan likevel forekomme at vi mottar henvendelser via sosiale medier som skal journalførast. Det er ansatte som forvalter sidene som har ansvar for å vurdere dette og sørge for journalføring
Husk også:
- Saksbehandlar må straks returnere til arkivet personlig adressert post som er journalverdig
- Ta kontakt med Dokumentsenteret dersom skanning av dokument er mangelfull eller feil.
- Når ei sak bli vurdert som ferdig, sett status F (Ferdig). Arkivet/arkivar avsluttar då saka
- Ikkje send sensitiv informasjon på e-post – sensitiv informasjon skal sendast med AltInn eller brevpost.
- Ha alltid fokus på kva som er journalverdig
- Saksbehandlar har ansvaret for å offentligheitsvurdere utgåande brev. Husk også å påføre tilgangskode på N-notat og X-notat Alle inngåande brev skal avskrivast
Leiars viktigaste rutinar:
- Sjekk kvar dag om du har fått post som skal fordelast til andre
- Ha oversikt over restansar i eininga, følge opp restanser eldre enn 60 dager (Restansekontroll)
- Ha oversikt over journalposter under arbeid i eninga, følge opp journalposter under arbeid eldre enn 60 dager (Jp i status reservert)
|
|