|
Hver morgen søker arkivleder opp gårsdagens nye saker. Det kontrolleres at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknyttet riktig arkivdel, og har korrekt arkivkode. Det kontrolleres også at riktig tilgangsgruppe er valgt. Ufullstendig eller uklar sakstittel rettes og mail sendes saksansvarlig for bekreftelse på at endring er formålstjenlig. Så kjøres en liste over alle journalposter med status S. Dette er journalposter som saksbehandler har arkivert selv (direkte mottatte eposter). Her sjekkes: korrekt adresse på avsender(e), journalposttittel skal være informativ, gradering og mottaker. Det sjekkes også at alle vedlegg er i korrekt og lesbart pdf-A format. Dersom det foretas endringer i journalposttittel informeres saksbehandler om dett via mail. Deretter kjøres liste over journalposter med status M. Dette er mottatt post via SvarInn. Dokumentene postføres i ESA etter gjeldene rutiner for postføring. Er det dokumenter som skal til et fagsystem, skrives dokumentene ut og legges i internposten til aktuell enhet. Deretter slettes dokument og journalpost settes til status U i ESA. Til sist kjøres liste over journalposter med status E. Det sjekkes at overskrift er beskrivende, gradering og at forsendelse har gått med svarUt evnt papirpost. Det finnes rutinebeskrivelser for hvordan de forskjellige søkene kjøres i vår kvalitetssystem Compilo. |